Stemplowanie zamiast opisywania dokumentów – oszczędzaj czas i energię

Opisujesz i podpisujesz każdego dnia mnóstwo dokumentów? Zamiast ręcznego opisywania faktur, umów, raportów czy innych dokumentów, możesz wykorzystać pieczątki księgowe. Ten typ stempli przydaje się w każdym biurze księgowym, w administracji i wszędzie tam, gdzie trzeba zapanować nad przepływem dużej ilości papierów.

Pieczątki księgowe mają różne rozmiary i kształty – możesz wybierać spośród stempli małych, średnich, dużych i ekstra dużych. Jaki wzór może znaleźć się na płytce stemplującej? Od prostych informacji, takich jak „zapłacono + data” po duże, rozbudowane tabele np. do dekretacji faktur. Oto kilka przykładów:

• Informacja o wpisaniu rachunku na białą listę lub o podzielonej płatności,
  [Więcej informacji na ten temat znajdziesz we wpisie: Split payment (mechanizm podzielonej płatności) i biała lista podatników – pojęcia, które powinien znać każdy przedsiębiorca)],
• „Sprawdzono pod względem rachunkowym/merytorycznym/formalnym”,
• Pieczątka na wydatki strukturalne,
• „Zapłacono gotówką”, „Przelew bankowy”, „Wpłynęło dnia + data”,
• Pieczątka dekretacyjna do opisywania faktur – z tabelą i miejscem na datę oraz podpis.

Datowniki i numeratory – zapanuj nad dokumentacją

Datowniki i numeratory to kolejne pieczątki, które możesz wykorzystać w biurze (i nie tylko). Są to specjalne typy stempli, dzięki którym zautomatyzujesz i usprawnisz wiele czynności biurowych.

Datowniki to automaty, które na odbiciu zawierają najczęściej pole z datą i pole tekstowe. Datę można ustawiać ręcznie każdego dnia. Dzięki temu pozwalają w łatwy sposób pracować z fakturami, rachunkami, umowami czy korespondencją.

Numeratory natomiast są wyposażone w taśmy z cyframi oraz miejsce na tekst. Cyfry mogą zmieniać się automatycznie np. po wykonaniu określonej liczny powtórzeń, albo możesz ustawiać je ręcznie. Numeratory pozwalają na bezbłędne  wygodne porządkowanie dokumentów.

Gdzie i jak wykorzystać datowniki i numeratory? Oto kilka propozycji:

• Do przeprowadzania inwentaryzacji;
• Do znakowania odzieży czy obuwia;
• Do znakowania kosmetyków, akcesoriów i dodatków wykonanych ręcznie;
• W biurach rachunkowych;
• W magazynach, np. do numerowania zamówień czy list przewozowych.

Podpisuj dokumenty pieczątką – faksymile

Faksymile to pieczątka, która zawiera mechaniczną kopię odręcznego podpisu. Jeśli zdecydujesz się na zamówienie takiej pieczątki, będziesz mógł korzystać z niej osobiście lub udostępnić ją bliskim współpracownikom czy innym, zaufanym osobom.

Faksymile możesz wykorzystać np. do podpisywania umów cywilnoprawnych. Musisz jednak pamiętać, że podpis jest ważny wyłącznie wtedy, gdy stempel wykonałeś samodzielnie lub osoba upoważniona do reprezentowania Cię.

Innym przykładem zastosowania faksymile jest podpisywanie korespondencji seryjnej, listów, broszur czy dyplomów. Tego typu pisma prezentują się zdecydowanie lepiej z podpisem niż bez niego, a faksymile zdecydowanie ułatwiają oznaczanie dużych ilości dokumentów.

Warto wiedzieć, że faksymile nie jest tożsame z podpisem odręcznym, jednak według prawa istnieją przypadki, w których użycie takiego stempla wystarcza, by nadać im moc prawną. Oto one:

• Podpis na dokumentach akcji spółki akcyjnej;
• Podpis dłużnika na papierach wartościowych wystawionych przez niego;
• Podpis na dokumentach obligacji – musi być wykonany przez osobę uprawnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu emitenta.

Więcej informacji na temat tego szczególnego rodzaju stempla znajdziesz tutaj: Wszystko, co musisz wiedzieć, zanim zdecydujesz się na faksymile.

Już niebawem opublikujemy drugi wpis z inspiracjami przy projektowaniu pieczątek. Opowiemy w nim m.in. o kreatywnym wykorzystaniu stempli, pieczątkach kolorowych i nowoczesnym, elektronicznym urządzeniu do stemplowania.

Artykuł Jak w ciekawy sposób wykorzystać pieczątki? Inspiracje i porady, część 1. pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Gdzie wykorzystasz pieczątki tabelaryczne?

Pieczątki tabelaryczne, zwane inaczej tablicowymi, księgowymi, dekretacyjnymi, czy finansowymi, są największymi stemplami dostępnymi na rynku. Pozwalają przekazać użytkownikowi wiele informacji w bardzo skondensowanej formie. Znacznie ułatwia to i przyspiesza pracę.

Najczęściej pieczątki tego typu wykorzystywane są w firmach, w których powstają duże ilości dokumentów, np. faktur, rozliczeń, czy sprawozdań. Sprawdzą się wszędzie tam, gdzie konieczna jest codzienna, żmudna praca papierkowa, jednak w zależności od ich treści, mogą być przydatne nawet przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej. Pieczątki dekretacyjne często stanowią też narzędzia pracy sekretarek, szczególnie jeśli mowa o stemplu “wpłynęło dnia”, który służy do oznaczania korespondencji firmowej.

Co znajduje się na stemplu?

Na stemplu mogą się znajdować wszelkie informacje, które wymagają specjalnej adnotacji. Największy wybór stanowią tutaj pieczątki księgowe. Do najbardziej potrzebnych należą “sprawdzono pod względem merytorycznym/ rachunkowym/ formalnym”, czy “potwierdzam za zgodność z oryginałem”. Pierwsze są niezbędne do prowadzenia pełnej księgowości, drugie mają szersze zastosowanie. Pozwalają na oznaczenie wszelkich potrzebnych do przedstawienia w innych organach (np. urzędniczych) kopii faktur, umów oraz innych ważnych dokumentów firmowych. Istnieje także możliwość wyboru tego wzoru z datownikiem.

Równie ważne w codziennej pracy księgowej są takie pieczątki finansowe jak “wydatki strukturalne”, która w łatwy sposób pozwala oznaczyć koszty zakwalifikowane jako wydatki strukturalne czy cały szereg stempli służących do dekretacji faktur. Zawarte w nim pola pozwalają na proste ujęcie dokumentu w księdze rachunkowej. Podobnie istotna jest pieczątka głównej księgowej, która jest wymagana obok podpisu.

Automat czy tradycyjny stempel?

Wybór sposobu odbijania pieczątki w dużej mierze zależy od treści zawartej na płytce stemplującej oraz indywidualnej wygody użytkowania. Najszybciej i najłatwiej korzysta się z automatu, jednak w wielu przypadkach pieczątki tabelaryczne występują w postaci drewnianego lub plastikowego stempla, który najpierw należy przyłożyć do nasączonej tuszem poduszeczki mieszczącej się w specjalnej obudowie.

W tym kontekście bardzo ciekawa wydaje się linia Colop EOS, która łączy szybkość automatu i ochronę tuszu z najwyższą jakością odbicia, którą zapewnia zabezpieczenie antypoślizgowe. Gwarantuje bardzo dobrą czytelność wszelkich liter, cyfr oraz znaków i jak w przypadku wszystkich dużych pieczątek, zawiera niezbędne informacje i puste pola, które należy uzupełniać. Jest to rodzaj stempla, który posłuży na dłużej dzięki swojej wytrzymałej obudowie.

Colop EOS to automatyczne pieczątki tabelaryczne, o różnych rozmiarach, które są bardzo precyzyjne, a do tego ekonomiczne – tusz wystarcza na ponad 20 000 odbić!

Pieczątki księgowe i tabelaryczne: specjalne wzory dla firm

Zamów pieczątkę ze wzoru: pieczątki księgowe ksieg_109a

Zamów pieczątkę ze wzoru: pieczątki księgowe ksieg_114

Zamów pieczątkę ze wzoru: pieczątki księgowe ksieg_106b

Zamów pieczątkę ze wzoru: pieczątki księgowe Ksieg_109

Artykuł Pieczątki tabelaryczne – niezbędnik każdej księgowej pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.