Pieczątka na fakturze – czy jest obowiązkowa?

O tym, jakie elementy powinny znaleźć się na fakturze i czy konieczne jest stemplowanie faktur firmowymi pieczątkami, pisaliśmy już we wpisie „Czy faktura VAT bez pieczątki firmowej jest ważna?”. W ramach krótkiego przypomnienia, poniżej znajdziesz najważniejsze informacje na ten temat.
Na fakturze muszą znaleźć się elementy takie jak:

• numer faktury i data jej wystawienia,
• dane sprzedawcy oraz kupującego,
• dane przedmiotu transakcji (nazwę, miarę, ilość, cenę netto i brutto oraz stawkę podatku),
• suma transakcji oraz informacje takie jak sposób zapłaty, numer rachunku bankowego czy sposób odbioru towaru.

Czy brak pieczątki na fakturze jest dopuszczalny? Od 2004 roku nie ma obowiązku stemplowania faktur, ani nawet ich własnoręcznego podpisywania. Mimo wszystko znaczna część przedsiębiorców nadal odbija firmowe stemple na dokumentach sprzedaży. Dlaczego? Oto największe zalety stemplowania dokumentów firmowymi pieczątkami:

• Pozwala to na szybkie zamieszczenie niezbędnych danych.
• W oczach wielu osób pieczątki nadal uchodzą za dowód wiarygodności.
• Zdarza się, że niektórzy przedsiębiorcy i urzędnicy żądają dostarczania dokumentów ze stemplami, mimo iż nie mają do tego podstaw prawnych. Często zatem, zamiast powoływać się na akty prawne i tłumaczyć, że pieczątka na fakturze nie jest obowiązkowa, zdecydowanie łatwiej jest postawić firmowy stempel.

O ile stawianie stempla na tradycyjnej, papierowej fakturze nie budzi większych wątpliwości, o tyle niepewność powodują czasem faktury elektroniczne. Sprawdź, co mówi prawo i czy możesz zamieścić skan pieczątki na fakturze elektronicznej.

Skan pieczątki na fakturze elektronicznej

Podobnie jak w przypadku faktur papierowych również i na fakturach elektronicznych nie musisz zamieszczać firmowego stempla. Jeśli jednak chcesz dodać odbicie firmowej pieczęci, możesz to zrobić – przepisy nie zakazują stemplowania faktur pod warunkiem, że stempel nie ma wpływu na „autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury”. Możesz o tym przeczytać w artykule 106m ustawy 11.03.2004 o podatku od towarów i usług. Dotyczy to także podpisów elektronicznych.

Jak zatem dodać skan stempla i podpis do faktury elektronicznej? Jest to możliwe dzięki programom do wystawiania faktur elektronicznych, które umożliwiają automatyczne dodawanie skanu pieczątki. Aby tego dokonać, należy zwykle zeskanować wzór odbicia stempla i zapisać w wersji jpg lub png, a potem dodać w wyznaczonym do tego polu (np. ustawienia > szablony > elementy graficzne lub ustawienia > dane firmy > podpisz i pieczątka). Za każdym razem, gdy będziesz wystawiać fakturę, skan pieczątki i Twój podpis będą dodawane automatycznie.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat pieczątek firmowych, przeczytaj poniższe wpisy na naszym blogu:

• Pieczątka firmowa – czy jest obowiązkowa?
• Co powinna zawierać pieczątka firmowa – wymogi prawne?

Artykuł Skan pieczątki na fakturze a ważność dokumentu – faktury elektroniczne i papierowe pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Na początek dobra wiadomość: jeśli obawiacie się, że wystawienie lub otrzymanie faktury bez podpisu i pieczątki jest niezgodne z przepisami lub nieważne, nie musicie się martwić. Faktury są jak najbardziej ważne bez stempla i parafki. Jeśli w jakimkolwiek urzędzie czy instytucji ktoś będzie się od Was domagał takich atrakcji na fakturze, możecie sięgnąć po stosowny zapis prawa.

Przepisy są po Twojej stronie

Według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług faktura powinna zawierać:

§ 5. 1. Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
• numer kolejny faktury oznaczonej jako “FAKTURA VAT”;
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Zgubne kombinacje

Faktury to jednak tylko jeden rodzaj dokumentów, zdecydowana większość ważnych papierów wymaga stosownego stempla: świadectwo szkolne, akt notarialny, ale też akt urodzenia czy zgonu. Przedstawiciele wielu zawodów czy osoby piastujące różne funkcje często pieczątką poświadczają lub nadają ważność różnym drukom. Dzieje się tak w urzędach, ale też na przykład przy korzystaniu z usług tłumacza przysięgłego. Wszystkie dokumenty urzędowe, zaświadczenia i pozwolenia są ważne tylko wtedy, gdy posiadają odpowiedni zestaw pieczątek. Wiadomo, że zamówić można dowolną pieczątkę, bez udowadniania uprawnień w tej sprawie. Każdy może sobie wyrobić pieczątkę lekarską i trzymać ją w szufladzie, nie jest to w żaden sposób karalne. Co się jednak stanie, gdy taka pieczątka wyląduje na druku niebezpiecznie podobnym do recepty? Bezprawne posługiwanie się stemplem uznawane jest za podrabianie dokumentów, za co grozi kara ograniczenia lub pozbawienia wolności od trzech miesięcy do pięciu lat. Stosowny paragraf znaleźć można w kodeksie karnym, lepiej więc nie kombinować.

Przepisy prawdę Ci powiedzą

Wykonywanie wielu zawodów czy piastowanie niektórych stanowisk wiąże się z koniecznością posługiwania się stemplem. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem, przed przystąpieniem do zamówienia, jest sprawdzenie w przepisach, jakie dane może, a jakie powinna zawierać pieczątka, żeby była na pewno ważna. Specjalne przepisy obowiązują na przykład lekarzy, przy czym warto wiedzieć, że między obowiązkową treścią stempla dentysty a pieczątką weterynarza występują odczuwalne różnice. Jeśli nie macie ochoty zagłębiać się w kodeksy w poszukiwaniu bliższych informacji na ten temat, zapraszamy do naszego opracowania “Pieczątki mają moc – stemple lekarza i weterynarza”. Kiedy już będziecie wiedzieli, co się musi na stemplu znaleźć, możecie spokojnie zamówić swój imienny stempel (w tekście “Zamawianie pieczątki firmowej – krok po kroku” znajdziecie wskazówki, jak zrobić to na pieczątki-online.eu). Życzymy przyjemnego, zgodnego z przepisami stemplowania:).

Artykuł Pieczątki a prawo w Polsce, czyli jak używać, żeby nie narozrabiać? pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.