Czy firmowa pieczątka to element obowiązkowy na każdym dokumencie sprzedaży? Czy skan pieczątki na fakturze elektronicznej jest konieczny? Sprawdź, co mówią przepisy i jak dodać skan pieczątki do faktury, by nie dać się zaskoczyć.
Pieczątka na fakturze – czy jest obowiązkowa?
O tym, jakie elementy powinny znaleźć się na fakturze i czy konieczne jest stemplowanie faktur firmowymi pieczątkami, pisaliśmy już we wpisie „Czy faktura VAT bez pieczątki firmowej jest ważna?”. W ramach krótkiego przypomnienia, poniżej znajdziesz najważniejsze informacje na ten temat.
Na fakturze muszą znaleźć się elementy takie jak:
- numer faktury i data jej wystawienia,
- dane sprzedawcy oraz kupującego,
- dane przedmiotu transakcji (nazwę, miarę, ilość, cenę netto i brutto oraz stawkę podatku),
- suma transakcji oraz informacje takie jak sposób zapłaty, numer rachunku bankowego czy sposób odbioru towaru.
Czy brak pieczątki na fakturze jest dopuszczalny? Od 2004 roku nie ma obowiązku stemplowania faktur, ani nawet ich własnoręcznego podpisywania. Mimo wszystko znaczna część przedsiębiorców nadal odbija firmowe stemple na dokumentach sprzedaży. Dlaczego? Oto największe zalety stemplowania dokumentów firmowymi pieczątkami:
- Pozwala to na szybkie zamieszczenie niezbędnych danych.
- W oczach wielu osób pieczątki nadal uchodzą za dowód wiarygodności.
- Zdarza się, że niektórzy przedsiębiorcy i urzędnicy żądają dostarczania dokumentów ze stemplami, mimo iż nie mają do tego podstaw prawnych. Często zatem, zamiast powoływać się na akty prawne i tłumaczyć, że pieczątka na fakturze nie jest obowiązkowa, zdecydowanie łatwiej jest postawić firmowy stempel.
O ile stawianie stempla na tradycyjnej, papierowej fakturze nie budzi większych wątpliwości, o tyle niepewność powodują czasem faktury elektroniczne. Sprawdź, co mówi prawo i czy możesz zamieścić skan pieczątki na fakturze elektronicznej.
Skan pieczątki na fakturze elektronicznej
Podobnie jak w przypadku faktur papierowych również i na fakturach elektronicznych nie musisz zamieszczać firmowego stempla. Jeśli jednak chcesz dodać odbicie firmowej pieczęci, możesz to zrobić – przepisy nie zakazują stemplowania faktur pod warunkiem, że stempel nie ma wpływu na „autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury”. Możesz o tym przeczytać w artykule 106m ustawy 11.03.2004 o podatku od towarów i usług. Dotyczy to także podpisów elektronicznych.
Jak zatem dodać skan stempla i podpis do faktury elektronicznej? Jest to możliwe dzięki programom do wystawiania faktur elektronicznych, które umożliwiają automatyczne dodawanie skanu pieczątki. Aby tego dokonać, należy zwykle zeskanować wzór odbicia stempla i zapisać w wersji jpg lub png, a potem dodać w wyznaczonym do tego polu (np. ustawienia > szablony > elementy graficzne lub ustawienia > dane firmy > podpisz i pieczątka). Za każdym razem, gdy będziesz wystawiać fakturę, skan pieczątki i Twój podpis będą dodawane automatycznie.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat pieczątek firmowych, przeczytaj poniższe wpisy na naszym blogu:
Dodaj komentarz