Pieczątka na fakturze – czy jest obowiązkowa?

O tym, jakie elementy powinny znaleźć się na fakturze i czy konieczne jest stemplowanie faktur firmowymi pieczątkami, pisaliśmy już we wpisie „Czy faktura VAT bez pieczątki firmowej jest ważna?”. W ramach krótkiego przypomnienia, poniżej znajdziesz najważniejsze informacje na ten temat.
Na fakturze muszą znaleźć się elementy takie jak:

• numer faktury i data jej wystawienia,
• dane sprzedawcy oraz kupującego,
• dane przedmiotu transakcji (nazwę, miarę, ilość, cenę netto i brutto oraz stawkę podatku),
• suma transakcji oraz informacje takie jak sposób zapłaty, numer rachunku bankowego czy sposób odbioru towaru.

Czy brak pieczątki na fakturze jest dopuszczalny? Od 2004 roku nie ma obowiązku stemplowania faktur, ani nawet ich własnoręcznego podpisywania. Mimo wszystko znaczna część przedsiębiorców nadal odbija firmowe stemple na dokumentach sprzedaży. Dlaczego? Oto największe zalety stemplowania dokumentów firmowymi pieczątkami:

• Pozwala to na szybkie zamieszczenie niezbędnych danych.
• W oczach wielu osób pieczątki nadal uchodzą za dowód wiarygodności.
• Zdarza się, że niektórzy przedsiębiorcy i urzędnicy żądają dostarczania dokumentów ze stemplami, mimo iż nie mają do tego podstaw prawnych. Często zatem, zamiast powoływać się na akty prawne i tłumaczyć, że pieczątka na fakturze nie jest obowiązkowa, zdecydowanie łatwiej jest postawić firmowy stempel.

O ile stawianie stempla na tradycyjnej, papierowej fakturze nie budzi większych wątpliwości, o tyle niepewność powodują czasem faktury elektroniczne. Sprawdź, co mówi prawo i czy możesz zamieścić skan pieczątki na fakturze elektronicznej.

Skan pieczątki na fakturze elektronicznej

Podobnie jak w przypadku faktur papierowych również i na fakturach elektronicznych nie musisz zamieszczać firmowego stempla. Jeśli jednak chcesz dodać odbicie firmowej pieczęci, możesz to zrobić – przepisy nie zakazują stemplowania faktur pod warunkiem, że stempel nie ma wpływu na „autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury”. Możesz o tym przeczytać w artykule 106m ustawy 11.03.2004 o podatku od towarów i usług. Dotyczy to także podpisów elektronicznych.

Jak zatem dodać skan stempla i podpis do faktury elektronicznej? Jest to możliwe dzięki programom do wystawiania faktur elektronicznych, które umożliwiają automatyczne dodawanie skanu pieczątki. Aby tego dokonać, należy zwykle zeskanować wzór odbicia stempla i zapisać w wersji jpg lub png, a potem dodać w wyznaczonym do tego polu (np. ustawienia > szablony > elementy graficzne lub ustawienia > dane firmy > podpisz i pieczątka). Za każdym razem, gdy będziesz wystawiać fakturę, skan pieczątki i Twój podpis będą dodawane automatycznie.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat pieczątek firmowych, przeczytaj poniższe wpisy na naszym blogu:

• Pieczątka firmowa – czy jest obowiązkowa?
• Co powinna zawierać pieczątka firmowa – wymogi prawne?

Artykuł Skan pieczątki na fakturze a ważność dokumentu – faktury elektroniczne i papierowe pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Gdyby zadać pytanie: „Czy pieczątka firmowa jest obowiązkowa w każdej firmie?”, prawdopodobnie wiele osób odpowiedziałoby z całym przekonaniem, że tak. Niewątpliwie jest ona bardzo przydatna, ale czy rzeczywiście prawo reguluje jej posiadanie?

Pieczątka firmowa – przepisy

Nie istnieje taki przepis, który nakłada na przedsiębiorców obowiązek posiadania pieczątek firmowych. Mimo iż na wielu urzędowych dokumentach możesz znaleźć pole „pieczęć i podpis”, to żaden urzędnik nie ma prawa egzekwować od Ciebie odbicia na dokumencie firmowego stempla, nie może odmówić złożenia dokumentów lub podważyć ich wiarygodności z uwagi na brak pieczątki. Decyzja o tym, czy chcesz skorzystać z udogodnienia, jakim jest pieczątka, należy tylko i wyłącznie do Ciebie. Praktyka pokazuje jednak, że kwestia firmowych stempli nie jest tak oczywista, a różne instytucje interpretują prawo na swoje sposoby.

Przepisy prawne a praktyka

W świetle prawa to podpis jest poświadczeniem składanych dokumentów a nie pieczątka firmowa. Czy jest obowiązkowa? Procedury Urzędu Skarbowego i banków sprawiają, że wyrobienie pieczątki staje się niemal niezbędne. Dlaczego?

Zdarza się, że osoby przyjmujące lub analizujące dokumenty nie mają świadomości, że posiadanie pieczątki nie jest konieczne. Możesz trafić na wyjątkowo zdeterminowanego urzędnika, który nie będzie chciał dać wiary, że dokument nie musi zawierać firmowego stempla. Zdecydowanie łatwiej jest wyrobić pieczątkę i nie narażać się na tłumaczenia, że jej posiadanie nie jest niezbędne.

Instytucje, które nie są organami administracji, takie jak banki lub firmy ubezpieczeniowe, w regulaminach często określają własne wymogi i np. podczas zakładania konta firmowego, pracownik banku może poprosić Cię o odbicie stempla na dokumencie. Praktyka pokazuje, że w kontaktach z instytucjami finansowymi posiadanie pieczątki z danymi firmy jest niezbędne.

Co powinna zawierać pieczątka firmowa?

Choć przedsiębiorcy nie mają obowiązku posiadania pieczęci firmowej, to istnieje prawo mówiące o tym, że w obrocie gospodarczym należy ujawnić określone dane. Za niezastosowanie się do tego przepisu grozi grzywna w wysokości nawet do pięciu tysięcy złotych. W tej sytuacji pieczęć firmowa może okazać się niezwykle pomocna. Oto co powinna zawierać pieczątka firmowa, aby spełnić wymogi Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej:

• nazwę firmy;
• NIP;
• adres siedziby (powinien być taki sam jak adres podany we wnioskach rejestracyjnych działalności).

W przypadku spółek z ograniczoną działalnością można zamieścić też informację o kapitale zakładowym i numerze KRS. Przepisy kodeksu spółek handlowych mówią, że pisma i zamówienia handlowe powinny zawierać te dane.

Dodatkowe informacje, które warto zamieścić na pieczątce:

• numer telefonu;
• adres mailowy;
• adres strony internetowej.

  

Takie informacje pełnią funkcję informacyjną i promocyjną, dlatego zdecydowanie warto wzbogacić o nie pieczątki firmowe. Wzory i wielkości pieczątek są dowolne i możesz wybierać spośród wielu rodzajów. Dostępne są np. pieczątki firmowe małe, średnie, duże o różnych kształtach. Zapraszamy do projektowania i zamawiania pieczątek za pośrednictwem prostego systemu projektowania pieczątek online dostępnego na naszej stronie internetowej.

Posiadanie pieczątki jest zdecydowanie przydatne w prowadzeniu firmy, mimo iż na zadane w tytule pytanie: „Pieczątka firmowa – czy jest obowiązkowa?”, odpowiedź brzmi: nie. Jest to zdecydowane ułatwienie, bo nie musimy wypełniać ręcznie wszystkich danych – wystarczy odbić wzór na dokumencie. Poza tym możliwość zawarcia na pieczątce danych kontaktowych i logotypu firmy jest niedrogim i łatwym sposobem na promocję firmy.

Artykuł Pieczątka firmowa – czy jest obowiązkowa? pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.