Pieczątka na fakturze – czy jest obowiązkowa?

O tym, jakie elementy powinny znaleźć się na fakturze i czy konieczne jest stemplowanie faktur firmowymi pieczątkami, pisaliśmy już we wpisie „Czy faktura VAT bez pieczątki firmowej jest ważna?”. W ramach krótkiego przypomnienia, poniżej znajdziesz najważniejsze informacje na ten temat.
Na fakturze muszą znaleźć się elementy takie jak:

• numer faktury i data jej wystawienia,
• dane sprzedawcy oraz kupującego,
• dane przedmiotu transakcji (nazwę, miarę, ilość, cenę netto i brutto oraz stawkę podatku),
• suma transakcji oraz informacje takie jak sposób zapłaty, numer rachunku bankowego czy sposób odbioru towaru.

Czy brak pieczątki na fakturze jest dopuszczalny? Od 2004 roku nie ma obowiązku stemplowania faktur, ani nawet ich własnoręcznego podpisywania. Mimo wszystko znaczna część przedsiębiorców nadal odbija firmowe stemple na dokumentach sprzedaży. Dlaczego? Oto największe zalety stemplowania dokumentów firmowymi pieczątkami:

• Pozwala to na szybkie zamieszczenie niezbędnych danych.
• W oczach wielu osób pieczątki nadal uchodzą za dowód wiarygodności.
• Zdarza się, że niektórzy przedsiębiorcy i urzędnicy żądają dostarczania dokumentów ze stemplami, mimo iż nie mają do tego podstaw prawnych. Często zatem, zamiast powoływać się na akty prawne i tłumaczyć, że pieczątka na fakturze nie jest obowiązkowa, zdecydowanie łatwiej jest postawić firmowy stempel.

O ile stawianie stempla na tradycyjnej, papierowej fakturze nie budzi większych wątpliwości, o tyle niepewność powodują czasem faktury elektroniczne. Sprawdź, co mówi prawo i czy możesz zamieścić skan pieczątki na fakturze elektronicznej.

Skan pieczątki na fakturze elektronicznej

Podobnie jak w przypadku faktur papierowych również i na fakturach elektronicznych nie musisz zamieszczać firmowego stempla. Jeśli jednak chcesz dodać odbicie firmowej pieczęci, możesz to zrobić – przepisy nie zakazują stemplowania faktur pod warunkiem, że stempel nie ma wpływu na „autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury”. Możesz o tym przeczytać w artykule 106m ustawy 11.03.2004 o podatku od towarów i usług. Dotyczy to także podpisów elektronicznych.

Jak zatem dodać skan stempla i podpis do faktury elektronicznej? Jest to możliwe dzięki programom do wystawiania faktur elektronicznych, które umożliwiają automatyczne dodawanie skanu pieczątki. Aby tego dokonać, należy zwykle zeskanować wzór odbicia stempla i zapisać w wersji jpg lub png, a potem dodać w wyznaczonym do tego polu (np. ustawienia > szablony > elementy graficzne lub ustawienia > dane firmy > podpisz i pieczątka). Za każdym razem, gdy będziesz wystawiać fakturę, skan pieczątki i Twój podpis będą dodawane automatycznie.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat pieczątek firmowych, przeczytaj poniższe wpisy na naszym blogu:

• Pieczątka firmowa – czy jest obowiązkowa?
• Co powinna zawierać pieczątka firmowa – wymogi prawne?

Artykuł Skan pieczątki na fakturze a ważność dokumentu – faktury elektroniczne i papierowe pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Faktura VAT jest dokumentem, który nierozerwalnie kojarzy nam się z podpisem i pieczęcią firmową. Czy jednak takie przekonanie jest słuszne? Czy faktura musi mieć pieczątkę? Czy sprzedający ma obowiązek każdorazowo podstemplować i podpisać wystawianą fakturę? Co na ten temat mówią przepisy? Czytaj dalej, a poznasz odpowiedzi na te pytania.

Czym jest faktura

Najprościej rzecz ujmując, faktura jest dokumentem, który potwierdza sprzedaż produktu lub usługi. Przyjmuje się, że powinna być wystawiona w co najmniej dwóch egzemplarzach (warto jednak zauważyć, że używany niegdyś podział na „oryginał” i „kopie” faktur, jest już nieaktualny). Na fakturze wyszczególnia się informacje dotyczące transakcji pomiędzy sprzedającym a kupującym. Dokument ten ma szczególne znaczenie z punktu widzenia prawa podatkowego – to właśnie w momencie wystawienia i przekazania faktury pojawia się obowiązek podatkowy.

Co powinna zawierać faktura?

Aby zostać uznana za ważną i wiążącą, faktura musi zawierać szereg określonych danych dotyczących samej transakcji, jak i stron, które ją zwarły. W dużym uproszczeniu są to następujące elementy:

• dane dotyczące dokumentu, czyli numer faktury i datę jej wystawienia;
• dane sprzedawcy: imię i nazwisko bądź nazwę firmy, adres, NIP;
• dane kupującego: imię i nazwisko bądź nazwę firmy, adres, NIP
• dane dotyczące przedmiotu transakcji: nazwę produktu lub usługi, miarę, ilość, cenę netto, stawkę podatku oraz cenę brutto;
• sumę transakcji (słownie i liczbowo),
• dodatkowe informacje, np.: sposób zapłaty, odbioru, etc.

Pieczątka na fakturze VAT

Czy faktura musi mieć pieczątkę? Jak widać, w powyższym wykazie nie znalazła się pieczęć firmowa ani nawet podpis. Konieczność nanoszenia na faktury tych elementów została zniesiona w roku 2004, w myśl rozporządzenia ówczesnego Ministra Finansów. Decyzja ta jest szczególnie istotna dla przedsiębiorców, którzy korzystają z faktur elektronicznych – brak obowiązku stemplowania i podpisywania faktur pozwolił znacznie przyspieszyć procedury księgowe. Przedsiębiorca, który wystawia faktury on-line, nie ma obowiązku drukowania ich i wysyłania pocztą. Wystarczy, że przekaże ją swojemu kontrahentowi w e-mailu.

Co jednak z fakturami papierowymi? Większość osób (w tym często urzędnicy) sceptycznie podchodzi do tradycyjnych faktur, które nie zostały oznaczone firmową pieczęcią i podpisem. Budzą one w klientach wątpliwości i podejrzenia co do autentyczności dokumentu. Z tego względu, znaczna większość firm decyduje się na stemplowanie faktur papierowych – pieczątka na fakturze pozwala na podkreślenie bezpieczeństwa zawieranych transakcji i buduje zaufanie klientów.

Podsumowanie

W świetle prawa nie istnieje żaden przepis zobowiązujący sprzedających (ani kupujących) do stemplowania czy podpisywania faktur VAT. Nie zmienia to jednak faktu, że większość klientów, dokumenty opatrzone firmową pieczęcią, traktuje jako bardziej wiarygodne. Sprawdź co powinna zawierać pieczątka firmowa. Najwyższej jakości pieczątki firmowe oraz wzór pieczątki do opisywania faktur znajdziesz w naszej ofercie.

Artykuł Czy faktura VAT bez pieczątki firmowej jest ważna? pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.