Stemplowanie zamiast opisywania dokumentów – oszczędzaj czas i energię

Opisujesz i podpisujesz każdego dnia mnóstwo dokumentów? Zamiast ręcznego opisywania faktur, umów, raportów czy innych dokumentów, możesz wykorzystać pieczątki księgowe. Ten typ stempli przydaje się w każdym biurze księgowym, w administracji i wszędzie tam, gdzie trzeba zapanować nad przepływem dużej ilości papierów.

Pieczątki księgowe mają różne rozmiary i kształty – możesz wybierać spośród stempli małych, średnich, dużych i ekstra dużych. Jaki wzór może znaleźć się na płytce stemplującej? Od prostych informacji, takich jak „zapłacono + data” po duże, rozbudowane tabele np. do dekretacji faktur. Oto kilka przykładów:

• Informacja o wpisaniu rachunku na białą listę lub o podzielonej płatności,
  [Więcej informacji na ten temat znajdziesz we wpisie: Split payment (mechanizm podzielonej płatności) i biała lista podatników – pojęcia, które powinien znać każdy przedsiębiorca)],
• „Sprawdzono pod względem rachunkowym/merytorycznym/formalnym”,
• Pieczątka na wydatki strukturalne,
• „Zapłacono gotówką”, „Przelew bankowy”, „Wpłynęło dnia + data”,
• Pieczątka dekretacyjna do opisywania faktur – z tabelą i miejscem na datę oraz podpis.

Datowniki i numeratory – zapanuj nad dokumentacją

Datowniki i numeratory to kolejne pieczątki, które możesz wykorzystać w biurze (i nie tylko). Są to specjalne typy stempli, dzięki którym zautomatyzujesz i usprawnisz wiele czynności biurowych.

Datowniki to automaty, które na odbiciu zawierają najczęściej pole z datą i pole tekstowe. Datę można ustawiać ręcznie każdego dnia. Dzięki temu pozwalają w łatwy sposób pracować z fakturami, rachunkami, umowami czy korespondencją.

Numeratory natomiast są wyposażone w taśmy z cyframi oraz miejsce na tekst. Cyfry mogą zmieniać się automatycznie np. po wykonaniu określonej liczny powtórzeń, albo możesz ustawiać je ręcznie. Numeratory pozwalają na bezbłędne  wygodne porządkowanie dokumentów.

Gdzie i jak wykorzystać datowniki i numeratory? Oto kilka propozycji:

• Do przeprowadzania inwentaryzacji;
• Do znakowania odzieży czy obuwia;
• Do znakowania kosmetyków, akcesoriów i dodatków wykonanych ręcznie;
• W biurach rachunkowych;
• W magazynach, np. do numerowania zamówień czy list przewozowych.

Podpisuj dokumenty pieczątką – faksymile

Faksymile to pieczątka, która zawiera mechaniczną kopię odręcznego podpisu. Jeśli zdecydujesz się na zamówienie takiej pieczątki, będziesz mógł korzystać z niej osobiście lub udostępnić ją bliskim współpracownikom czy innym, zaufanym osobom.

Faksymile możesz wykorzystać np. do podpisywania umów cywilnoprawnych. Musisz jednak pamiętać, że podpis jest ważny wyłącznie wtedy, gdy stempel wykonałeś samodzielnie lub osoba upoważniona do reprezentowania Cię.

Innym przykładem zastosowania faksymile jest podpisywanie korespondencji seryjnej, listów, broszur czy dyplomów. Tego typu pisma prezentują się zdecydowanie lepiej z podpisem niż bez niego, a faksymile zdecydowanie ułatwiają oznaczanie dużych ilości dokumentów.

Warto wiedzieć, że faksymile nie jest tożsame z podpisem odręcznym, jednak według prawa istnieją przypadki, w których użycie takiego stempla wystarcza, by nadać im moc prawną. Oto one:

• Podpis na dokumentach akcji spółki akcyjnej;
• Podpis dłużnika na papierach wartościowych wystawionych przez niego;
• Podpis na dokumentach obligacji – musi być wykonany przez osobę uprawnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu emitenta.

Więcej informacji na temat tego szczególnego rodzaju stempla znajdziesz tutaj: Wszystko, co musisz wiedzieć, zanim zdecydujesz się na faksymile.

Już niebawem opublikujemy drugi wpis z inspiracjami przy projektowaniu pieczątek. Opowiemy w nim m.in. o kreatywnym wykorzystaniu stempli, pieczątkach kolorowych i nowoczesnym, elektronicznym urządzeniu do stemplowania.

Artykuł Jak w ciekawy sposób wykorzystać pieczątki? Inspiracje i porady, część 1. pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Organizacja pozarządowa, czyli jaka?

Organizacja pozarządowa (non-profit, NGO – non-govermental organization) to działalność na rzecz określonego interesu, bez nastawienia na osiągnięcie zysku. NGO bywa czasem określane mianem trzeciego – obok publicznego i rynkowego – sektora państwa.

W odróżnieniu od instytucji publicznych organizacje pozarządowe działają oddolnie. Ich ruch jest inicjowany przez osoby prywatne. Tym, co łączy te dwa sektory, jest zaś nastawienie na realizowanie interesu publicznego.

Podstawową różnicą pomiędzy organizacjami non-profit a sektorem rynkowym jest to, że przedsiębiorcy działają w swoim własnym, prywatnym, a nie publicznym interesie. Dodatkowo, są oni nastawieni na osiąganie zysku – w przeciwieństwie do NGO.

Do organizacji pozarządowych zalicza się stowarzyszenia oraz fundacje. Najbardziej rozpoznawalnymi spośród nich są: Polska Akcja Humanitarna, Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy czy Fundacja Gajusz.

Rola pieczątki w organizacji pozarządowej

Przedstawiciele organizacji NGO, pomimo tego, że nie dobijają transakcji biznesowych, często zawierają rozmaite umowy z innymi podmiotami. Co prawda prawo nie reguluje w jasny sposób formy, w jakiej powinny być zawierane umowy organizacji pozarządowych, jednak najbezpieczniejszą praktyką pozostaje oczywiście sporządzanie ich na piśmie – i właśnie taką formę preferuje większość polskich NGO.

Chociaż nie jest to wymogiem prawa, przyjęło się, że umowy, oprócz podpisu osoby upoważnionej, opatrywane są pieczątką nagłówkową lub imienną. Również w przypadku organizacji pozarządowych stempel wzmacnia wiarygodność dokumentów i przedstawia daną instytucję w dobrym, profesjonalnym świetle.

Jak powinna wyglądać pieczątka organizacji pozarządowej?

W organizacjach pozarządowych najczęściej korzysta się z pieczątek nagłówkowych (w przypadku przedsiębiorstw są to pieczątki firmowe) oraz pieczątek imiennych. Warto zadbać, aby znalazły się na nich wszystkie niezbędne informacje.

Pieczątka nagłówkowa organizacji non-profit powinna zawierać:

• pełną nazwę organizacji,
• adres siedziby organizacji,
• dane kontaktowe (telefon, e-mail),
• NIP,
• REGON lub numer KRS.

Pieczątka imienna, którą będą posługiwać się pracownicy organizacji, powinna składać się z takich danych, jak:

• pełna nazwa organizacji,
• imię i nazwisko,
• funkcja pełniona w organizacji,
• dane kontaktowe.

Oczywiście, oprócz pieczątek nagłówkowych i firmowych, w organizacjach pozarządowych wykorzystuje się także inne stemple, ułatwiające prowadzenie działalności. Podobnie jak w przedsiębiorstwach, w NGO świetnie sprawdzają się datowniki, numeratory, pieczątki dekretacyjne czy korespondencyjne.

Artykuł Pieczątka a organizacje non-profit pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Kto może otrzymać dotację na rozpoczęcie działalności gospodarczej?

Aby skorzystać z dotacji na otwarcie firmy, musisz spełnić następujące warunki:

• Być osobą bezrobotną, zakwalifikowaną w I lub II profilu pomocy. Profil pomocy ustalany jest przez pracownika Urzędu Pracy, podczas rejestracji osoby bezrobotnej.
• W ciągu 12 miesięcy poprzedzających otrzymanie dotacji nie odmówiłeś (bez wyraźniej przyczyny) przyjęcia propozycji pracy, szkolenia czy praktyk, przygotowanych dla Ciebie przez Urząd Pracy.
• Nie korzystałeś w przeszłości z dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej ani innego bezzwrotnego wsparcia tego typu, pochodzącego ze środków publicznych.
• W ciągu ostatniego roku nie prowadziłeś firmy.
• Nie otrzymałeś wyroku za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu w ciągu ostatnich dwóch lat.

Dotacja na otwarcie firmy – formalności

Warto mieć świadomość, że dotacji nie otrzymasz na każdy rodzaj działalności. W każdym urzędzie określa się branże, które są wspierane najchętniej i te, w przypadku których nie można liczyć na wsparcie finansowe. Do drugiej grupy zalicza się zwykle handel obwoźny i na targowiskach, działalność sezonową (np. zbieranie truskawek) i działalność związaną z hazardem.

Przygotuj się także na konieczność zabezpieczenia kwoty finansowania – wymaga go zdecydowana większość urzędów. Zabezpieczeniem może być poręczenie cywilne, gwarancja bankowa lub weksel z poręczeniem wekslowym. Co więcej, jeżeli pozostajesz w związku małżeńskim, Twoja żona lub mąż będą musieli wyrazić zgodę na skorzystanie przez Ciebie z dofinansowania.

Dotacja na rozpoczęcie działalności gospodarczej – pieczątka firmowa i nie tylko

Planując, na co wydasz środki z dofinansowania, z pewnością pomyślałeś o pieczątce firmowej. Nie jest to jednak jedyny rodzaj pieczątki, jaki może okazać się przydatny w Twoim przedsiębiorstwie. Koniecznie rozważ zakup również takich automatów, jak:

• Datowniki i numeratory – dzięki nim szybko oznaczysz dokumenty bieżącą datą lub odpowiednim numerem. Ten rodzaj pieczątek wyjątkowo przyspiesza pracę z dokumentacją i minimalizuje ryzyko błędów.
• Pieczątki księgowe – ułatwią Ci pracę z fakturami lub innymi dokumentami księgowymi.
• Pieczątki nagłówkowe – zawierające najważniejsze dane firmy, niezbędne przy podpisywaniu różnego rodzaju umów czy wysyłaniu firmowej korespondencji.
• Pieczątki imienne – dla Ciebie oraz Twoich pracowników.
• Pieczątki kieszonkowe – doskonale sprawdzające się podczas spotkań poza biurem.

Zastanawiasz się, czy dotacja z Urzędu Pracy będzie dla Ciebie najlepszym wyjściem? Sprawdź inne dofinansowania, z jakich możesz skorzystać, zakładając firmę – Dotacje na rozpoczęcie działalności gospodarczej.

Artykuł Dotacja na rozpoczęcie działalności gospodarczej z Powiatowego Urzędu Pracy a zakup pieczątek pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Pieczątka urzędowa w szkole i na uczelni

Zarówno szkoły publiczne, jak i placówki prywatne, posługują się tak zwanymi pieczątkami urzędowymi. Ten rodzaj stempla zawiera wizerunek Orła Białego oraz nazwę danej jednostki. Pieczątki urzędowe wydawać może wyłącznie Mennica Polska. Więcej informacji na temat stempli urzędowych znajdziesz w artykule „Pieczątki urzędowe – co to jest, kto i kiedy może się nimi posługiwać?”

W szkołach podstawowych, liceach i szkołach wyższych, ten typ stempla widnieje najczęściej na legitymacjach, świadectwach i innych ważnych dokumentach. Pieczątką urzędową może posługiwać się dyrektor lub inna osoba sprawująca władzę, a także upoważnieni pracownicy.

Pieczątki szkolne firmowe (nagłówkowe)

Pracownicy placówek edukacyjnych, posługują się także pieczątkami nagłówkowymi (zwanymi też pieczątkami firmowymi). Wzory takich stempli zawierają zwykle pełną nazwę szkoły, adres oraz NIP. Służą do stemplowania faktur oraz innych dokumentów, gdzie konieczne jest podanie podstawowych informacji na temat danej jednostki.

Pieczątka funkcyjna – imienne stemple dla pracowników

Pieczęciami tego typu posługują się często władze placówek oraz pracownicy administracyjni (pracownicy biur księgowych, sekretariatów, dziekanatów czy innych jednostek organizacyjnych). Szkolne pieczątki imienne zawierają najczęściej nazwę jednostki (np. nazwę placówki, wydział lub filię), pełnioną funkcję, tytuł, a także imię i nazwisko. Spotykane są także pieczątki dla nauczycieli.

Pieczątki imienne są przydatne szczególnie tym osobom, które muszą podawać na dokumentach pełne dane. Wykorzystywane przez dyrektorów, rektorów czy dziekanów, podnoszą rangę dokumentów.

Exlibris – pieczątka biblioteczna

Exlibris to rodzaj stempla, który służy do oznaczania przynależności woluminów do danych księgozbiorów. Książki należące do zbiorów szkolnych czy uczelnianych bibliotek, zawierają zazwyczaj nazwę danej biblioteki (lub szkoły), często także miejsce na indywidualny numer konkretnej pozycji oraz wyrażenia „należy do” lub „własność”.

Inne wzory pieczątek

Szkoła, jak każda inna instytucja, może posługiwać się wieloma pieczątkami, które usprawniają obowiązki pracowników. Do takich pieczątek należą na przykład:

• pieczątki biurowe oraz datowniki z tekstem, które zawierają wzory odbić, takie jak: potwierdzam zgodność z oryginałem, duplikat, sprawdzono pod względem merytorycznym/formalnym/rachunkowym itp.
• pieczątki okolicznościowe z logotypem szkoły i jej nazwą – mogą one służyć do oznaczania dyplomów czy nagród,
• pieczątki pomocnicze, takie jak pieczątka osoby pełniącej obowiązki dyrektora (upoważniona czasowo np. podczas nieobecności dyrekcji), faksymile (ze wzorem podpisu) czy pieczątka ze wzorem „upoważnienie dyrektora”).

Jeśli chcesz zamówić pieczątkę szkolną lub inny, dowolny wzór, skorzystaj z naszego formularza do projektowania wzorów odbić.

Artykuł Z jakich pieczątek korzystają pracownicy szkół i uczelni? pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Co powinna zawierać pieczątka firmowa

Stempel firmowy stał się już niemal obowiązkiem na liście akcesoriów biurowych (mimo iż prawo nie reguluje posiadania pieczątki w działalności gospodarczej). Ułatwia i przyspiesza pracę, pozwala jednym ruchem odbić na papierze wszystkie najważniejsze dane firmy. Pełni funkcję informacyjną i promocyjną.

Pieczątka firmowa jest przydatna szczególnie wtedy, gdy, zgodnie z przepisami Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, należy przedstawić konkretne dane. W takiej sytuacji pieczątka powinna zawierać:

• nazwę firmy,

  

• nip,
• adres siedziby.

Na stemplu można zawrzeć też wszelkie inne informacje, np.:

• adres strony internetowej,
• nr telefonu,
• e-mail,
• nr rachunku bankowego,
• logo,
• hasło reklamowe.

Rozmiary i wzory pieczątek firmowych mogą być przeróżne – od kieszonkowych, przez owalne, podłużne aż po extra duże. Zaprojektuj pieczątkę online lub wgraj gotowy projekt.

Pieczątka imienna dla pracownika

Nie tylko w dużych firmach o rozbudowanej strukturze pracują osoby, które piastują różne stanowiska, podpisują faktury, sprawozdania i inne ważne dokumenty, a także udostępniają swoje dane. Pracę każdej z takich osób z pewnością ułatwi pieczątka imienna, na której można zawrzeć nie tylko imię i nazwisko, ale też pełnioną funkcję i nr kontaktowy. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli własnoręcznie podpisywać się imieniem i nazwiskiem – wystarczy, że użyją pieczątki i zaparafują dokument.

Dodatkowo pieczątki imienne mogą być wykorzystywane, jako podpis na listach, podaniach czy dyplomach.

Datowniki z tekstem

Ten rodzaj stempla pozwala na konfigurowanie cyfr w taki sposób, że po odbiciu pieczątki na papierze pojawia się określona data. Datowniki wykorzystywane są wszędzie tam, gdzie istnieje konieczność wystawiania lub przyjmowania dużej ilości dokumentów czy paczek i oznaczania ich datą.

Datowniki przydają się szczególnie w działach administracyjnych, księgowych i personalnych, a także w biurach handlowo-usługowych. Można korzystać z nich do określania terminów realizacji zleceń czy rozpatrywania reklamacji. Istnieje możliwość zaprojektowania datownika z tekstem, np. „wpłynęło dnia”. Zastosowanie datowników jest szerokie i pozwala zdecydowanie ułatwić pracę oraz zaoszczędzić czas.

Pieczątki kieszonkowe

Charakteryzują się tym, że są niewielkie i lekkie, a przy okazji zawierają wszystkie niezbędne dane firmy. Przydają się szczególnie osobom, które dużo czasu spędzają w terenie, często się przemieszczają, spotykają z kontrahentami czy klientami. Pieczątkę kieszonkową możesz przypiąć do kluczy, wozić w samochodzie lub po prostu schować do kieszeni.

Pieczątki wykorzystywane w firmach mogą mieć różne rozmiary i kształty, a nawet kolory. Istnieje możliwość wyboru tuszu czarnego, niebieskiego, zielonego, czerwonego, a nawet filetowego. Sprawdź, jakie wzory pieczątek firmowych czy imiennych dostępne są w naszej ofercie.

Artykuł Pieczątka firmowa, datownik z tekstem, pieczątka imienna – jakie stemple przydadzą Ci się w firmie? pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.