Stemplowanie zamiast opisywania dokumentów – oszczędzaj czas i energię

Opisujesz i podpisujesz każdego dnia mnóstwo dokumentów? Zamiast ręcznego opisywania faktur, umów, raportów czy innych dokumentów, możesz wykorzystać pieczątki księgowe. Ten typ stempli przydaje się w każdym biurze księgowym, w administracji i wszędzie tam, gdzie trzeba zapanować nad przepływem dużej ilości papierów.

Pieczątki księgowe mają różne rozmiary i kształty – możesz wybierać spośród stempli małych, średnich, dużych i ekstra dużych. Jaki wzór może znaleźć się na płytce stemplującej? Od prostych informacji, takich jak „zapłacono + data” po duże, rozbudowane tabele np. do dekretacji faktur. Oto kilka przykładów:

• Informacja o wpisaniu rachunku na białą listę lub o podzielonej płatności,
  [Więcej informacji na ten temat znajdziesz we wpisie: Split payment (mechanizm podzielonej płatności) i biała lista podatników – pojęcia, które powinien znać każdy przedsiębiorca)],
• „Sprawdzono pod względem rachunkowym/merytorycznym/formalnym”,
• Pieczątka na wydatki strukturalne,
• „Zapłacono gotówką”, „Przelew bankowy”, „Wpłynęło dnia + data”,
• Pieczątka dekretacyjna do opisywania faktur – z tabelą i miejscem na datę oraz podpis.

Datowniki i numeratory – zapanuj nad dokumentacją

Datowniki i numeratory to kolejne pieczątki, które możesz wykorzystać w biurze (i nie tylko). Są to specjalne typy stempli, dzięki którym zautomatyzujesz i usprawnisz wiele czynności biurowych.

Datowniki to automaty, które na odbiciu zawierają najczęściej pole z datą i pole tekstowe. Datę można ustawiać ręcznie każdego dnia. Dzięki temu pozwalają w łatwy sposób pracować z fakturami, rachunkami, umowami czy korespondencją.

Numeratory natomiast są wyposażone w taśmy z cyframi oraz miejsce na tekst. Cyfry mogą zmieniać się automatycznie np. po wykonaniu określonej liczny powtórzeń, albo możesz ustawiać je ręcznie. Numeratory pozwalają na bezbłędne  wygodne porządkowanie dokumentów.

Gdzie i jak wykorzystać datowniki i numeratory? Oto kilka propozycji:

• Do przeprowadzania inwentaryzacji;
• Do znakowania odzieży czy obuwia;
• Do znakowania kosmetyków, akcesoriów i dodatków wykonanych ręcznie;
• W biurach rachunkowych;
• W magazynach, np. do numerowania zamówień czy list przewozowych.

Podpisuj dokumenty pieczątką – faksymile

Faksymile to pieczątka, która zawiera mechaniczną kopię odręcznego podpisu. Jeśli zdecydujesz się na zamówienie takiej pieczątki, będziesz mógł korzystać z niej osobiście lub udostępnić ją bliskim współpracownikom czy innym, zaufanym osobom.

Faksymile możesz wykorzystać np. do podpisywania umów cywilnoprawnych. Musisz jednak pamiętać, że podpis jest ważny wyłącznie wtedy, gdy stempel wykonałeś samodzielnie lub osoba upoważniona do reprezentowania Cię.

Innym przykładem zastosowania faksymile jest podpisywanie korespondencji seryjnej, listów, broszur czy dyplomów. Tego typu pisma prezentują się zdecydowanie lepiej z podpisem niż bez niego, a faksymile zdecydowanie ułatwiają oznaczanie dużych ilości dokumentów.

Warto wiedzieć, że faksymile nie jest tożsame z podpisem odręcznym, jednak według prawa istnieją przypadki, w których użycie takiego stempla wystarcza, by nadać im moc prawną. Oto one:

• Podpis na dokumentach akcji spółki akcyjnej;
• Podpis dłużnika na papierach wartościowych wystawionych przez niego;
• Podpis na dokumentach obligacji – musi być wykonany przez osobę uprawnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu emitenta.

Więcej informacji na temat tego szczególnego rodzaju stempla znajdziesz tutaj: Wszystko, co musisz wiedzieć, zanim zdecydujesz się na faksymile.

Już niebawem opublikujemy drugi wpis z inspiracjami przy projektowaniu pieczątek. Opowiemy w nim m.in. o kreatywnym wykorzystaniu stempli, pieczątkach kolorowych i nowoczesnym, elektronicznym urządzeniu do stemplowania.

Artykuł Jak w ciekawy sposób wykorzystać pieczątki? Inspiracje i porady, część 1. pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Biała lista podatników – co to takiego i jak działa?

Od 1 września 2019 roku przedsiębiorcy mogą sprawdzać swoich kontrahentów w elektronicznym wykazie czynnych podatników VAT, czyli na tzw. białej liście. Nowe rozwiązanie ma na celu ułatwić weryfikację partnerów biznesowych, podwykonawców, dostawców i innych przedsiębiorców, a także i zwiększyć szczelność podatkową.

Biała lista zawiera niezbędne informacje na temat działalności gospodarczych, m.in: nazwę firmy lub imię i nazwisko właściciela, numer REGON, NIP, PESEL, adres prowadzenia działalności, imiona i nazwiska osób reprezentujących dany podmiot, datę rejestracji, a także numery rachunków rozliczeniowych.

Białą listę możesz znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

Biała lista w praktyce – jakie zmiany wchodzą w życie 1 stycznia 2020?

Od 1 stycznia 2020 r. wchodzą w życie m.in. sankcje podatkowe. Oto istotne zmiany, które zaczynają obowiązywać wraz z nadejściem nowego roku:

• Przedsiębiorcy nie będą mogli zaliczyć przelewów przekraczających 15 tysięcy zł, wysyłanych na rachunki spoza białej listy, do kosztów uzyskania przychodu w PIT lub CIT.
• Za VAT nierozliczony z tytułu transakcji, przedsiębiorca będzie odpowiedzialny na równi z kontrahentem.
• Po 1 stycznia 2020 firmy, które otrzymują przelewy w wysokości równej lub wyższej 15 000, będą musiały posiadać odrębny rachunek firmowy. Co więcej, rachunek ten musi być wpisany na białą listę. Do tej pory nie było wymogu prawnego, by osoby prowadzące działalność gospodarczą prowadziły osobny rachunek bankowy swojej firmy.
• Każdy przedsiębiorca przed dokonaniem przelewu do danego kontrahenta będzie musiał sprawdzać, czy wskazane konto bankowe jest zgodne z danymi opublikowanymi na białej liście.

Jeśli prowadzisz działalność i dotychczas korzystałeś wyłącznie z prywatnego rachunku, a w roku 2020 spodziewasz się przynajmniej jednej płatności w wysokości 15 000 zł lub wyższej, musisz założyć konto firmowe i zaktualizować dane w Urzędzie Skarbowym. Możesz to zrobić online na stronie CIDG – prod.ceidg.gov.pl.

Mechanizm podzielonej płatności – jak działa split payment?

Mechanizm podzielonej płatności umożliwia rozbicie płatności za zakupione usługi czy towary na dwie części:

• Część 1. to kwota netto, przelewana na konto sprzedawcy,
• Część 2. to wysokość podatku VAT z faktury – kwota przelewana jest na osobny rachunek VAT.

Korzystanie ze split paymentu do niedawna było dobrowolne, jednak od 1 listopada 2019 roku stało się dla wielu przedsiębiorców obowiązkiem. Za niedopełnienie tego obowiązku grozi kara w wysokości 30% wartości podatku, który jest należny z tytułu płatności. Split payment jest obowiązkowy gdy zostaną spełniona oba poniższe warunki:

• co najmniej jedna pozycja z faktury znalazła się w załączniku nr 15 ustawy o VAT (między innymi budownictwo, branża elektroniczna, branża zajmująca się odpadami czy obrotem wyrobami ze stali),
• wartość brutto sprzedaży wynosi co najmniej 15 000 zł.

Dodatkowo w przypadku split paymentu transakcja powinna być dokonywana między podatnikami B2B (niezależnie od tego czy nabywcą jest podatnik VAT czynny, czy zwolniony).

Z mechanizmu podzielonej płatności mogą dobrowolnie korzystać także przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury o wartości poniżej 15000 zł.

Przedsiębiorcy objęci systemem split payment mają obowiązek wystawiania faktur z odpowiednią adnotacją. Na każdym dokumencie powinno znaleźć się oznaczenie: “Mechanizm podzielonej płatności” lub “Split payment”.

Ważne! Oznaczanie faktur adnotacją “Split payment” lub “Mechanizm podzielonej płatności” jest dozwolone dla każdego typu faktur tylko do końca marca 2020. Od 1 kwietnia 2020 w ten sposób mogą być oznaczane wyłącznie faktury spełniające warunki regulacji. Najwygodniejszym rozwiązaniem jest więc zamówienie stempla ze wzorem Split payment” lub “Mechanizm podzielonej płatności” i oznaczanie wybranych faktur. Polecamy kilka estetycznych, zaprojektowanych specjalnie w tym celu pieczątek:

Najpopularniejsze wzory pieczątek typu split payment/mechanizmu podzielonej płatności:

/>Zamów ze wzoru ksieg_mech-01

Zamów ze wzoru ksieg-mech-02

Zamów ze wzoru ksieg-split-02

Zamów ze wzoru ksieg-split-01

Zaprojektuj pieczątkę w systemie online »

Artykuł Split payment (mechanizm podzielonej płatności) i biała lista podatników – pojęcia, które powinien znać każdy przedsiębiorca pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Przypomienie

W jednym z poprzednich wpisów poruszaliśmy najważniejsze zagadnienia związane z wystawianiem not oraz faktur korygujących – Wszystko, co musisz wiedzieć o fakturach i notach korygujących.

Literówki

Literówki zdarzają się każdemu – również przedsiębiorcom, którzy wystawiają faktury. Wystarczy, że zamiast Grzegorz napiszemy Grzgeorz. Błąd gotowy! Całe szczęście, nie wpływa on na czytelność faktury i raczej nie budzi wątpliwości, o jakie imię chodziło osobie wystawiającej dokument. Jego poprawianie nie jest zatem konieczne.

Nazwa firmy

Elementami niezbędnymi na fakturze są: imiona i nazwiska, NIP oraz adres obydwu stron, które zawierają transakcję. Zapis dotyczący innych elementów, np. nazwy firmy (wyłączając imię i nazwisko, jeżeli stanowi jej część), może być błędny i nie powoduje to, że dokument automatycznie staje się nieważny.

Przykładowo, jeżeli firma naszego kontrahenta nazywa się „Marek Nowak Grafika Komputerowa”, a my wystawiliśmy fakturę na „Marek Nowak Studio Graficzne”, podaliśmy poprawny NIP oraz adres, nie mamy powodu do niepokoju.

Pieczątka firmowa

Jeżeli na fakturze nie ma pieczątki lub stempel zawiera starą nazwę firmy (z takim niezmiennym nazwiskiem, adresem i NIP-em), dokument nie wymaga korekty. Jak wielokrotnie powtarzaliśmy na naszym blogu, pieczątka firmowa nie jest obowiązkowym elementem na fakturze. Jej brak nie sprawia, że faktura jest nieczytelna lub nieważna.

Uwaga! Jeżeli na fakturze znajduje się pieczątka firmowa z innymi danymi, niż te, które należą do firmy wystawiającej dokument, konieczne będzie sporządzenie korekty. W przeciwnym wypadku mogą pojawić się wątpliwości dotyczące stron zawierających transakcję.

Elementy nieobowiązkowe

Podobnie zasada, jak w przypadku stempli firmowych, funkcjonuje w odniesieniu do innych elementów dodatkowych, których umieszczanie na fakturze nie jest konieczne. Są to m.in.:

• Termin zapłaty i sposób płatności – jest to jedynie informacja dla kontrahenta, która nie przesądza o ważności faktury.
• Zapisu oryginałlub kopia.
• Nazwa dokumentu – faktura, faktura VAT.
• Podpis osoby wystawiającej fakturę.

Elementy te, jeżeli pojawią się na fakturze z błędami, nie wymagają korekty.

Artykuł Błędy na fakturze, które nie wymagają korekty pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Faktura korygująca – kiedy należy ją wystawić?

Faktura korygująca to dokument, który zobowiązany jesteś wystawić w sytuacji, gdy popełniony na fakturze VAT błąd ma wpływ na wysokość podatku, jaki zostanie naliczony dla każdej ze stron transakcji.

Oto przykłady sytuacji, w których wystawić powinieneś fakturę korygującą:

• Obniżenie ceny, na przykład na skutek udzielenia kupującemu rabatu po wystawieniu pierwotnej faktury VAT.
• Podwyższenie ceny po wystawieniu pierwotnej faktury VAT.
• Zwrot towaru dokonany przez kupującego.
• Zwrot zaliczki wniesionej przez kupującego.
• Błędnie zapisane wartości na fakturze VAT – kwota należna, podatek, stawka.

Warto pamiętać, że na fakturze korygującej należy zawsze jasno zaznaczyć powód jej wystawienia.

Faktura korygująca – dane

Na fakturze korygującej powinny znaleźć się następujące elementy:

• Numer dokumentu oraz datę wystawienia.
• Dane sprzedającego oraz kupującego.
• Wszystkie dane, jakie zawiera błędnie wystawiona faktura VAT.
• Kwota, o jaką zmniejszyła lub zwiększyła się cena widoczna na fakturze VAT.
• Kwota, o jaką zmniejszyła lub zwiększyła się kwota należnego podatku.
• Przyczyna wystawienia faktury korygującej.

Pieczątka firmowa nie jest obowiązkowym elementem na fakturze korygującej, jednak wielu przedsiębiorców stosuje ją, by nadać dokumentowi wiarygodności.

Nota korygująca – kiedy i jak należy ją sporządzić?

Noty korygującej używa się w przypadku błędów, które nie dotyczą kwot znajdujących się na fakturze. Wystawia się ją, aby poprawić numer faktury, dane firmy, datę czy opis przedmiotu sprzedaży. Co ważne, tego typu dokument może wystawić jedynie kupujący!

Nota powinna zawierać:

• Numer dokumentu oraz datę wystawienia.
• Dane sprzedającego oraz kupującego.
• Wszystkie dane, jakie zawiera błędnie wystawiona faktura VAT.
• Wskazanie błędnie zapisanej treści i jej korektę.

Uwaga! W przypadku, kiedy to sprzedający zauważy na wystawionej przez siebie fakturze błąd w danych firmy, numerze dokumentu lub dacie, może on wystawić fakturę korygującą. Dzięki temu rozwiązaniu nie musi oczekiwać na wystawienie noty przez swojego klienta, tylko samodzielnie może poprawić zauważone błędy.

Artykuł Wszystko, co musisz wiedzieć o fakturach i notach korygujących pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Organizacja pozarządowa, czyli jaka?

Organizacja pozarządowa (non-profit, NGO – non-govermental organization) to działalność na rzecz określonego interesu, bez nastawienia na osiągnięcie zysku. NGO bywa czasem określane mianem trzeciego – obok publicznego i rynkowego – sektora państwa.

W odróżnieniu od instytucji publicznych organizacje pozarządowe działają oddolnie. Ich ruch jest inicjowany przez osoby prywatne. Tym, co łączy te dwa sektory, jest zaś nastawienie na realizowanie interesu publicznego.

Podstawową różnicą pomiędzy organizacjami non-profit a sektorem rynkowym jest to, że przedsiębiorcy działają w swoim własnym, prywatnym, a nie publicznym interesie. Dodatkowo, są oni nastawieni na osiąganie zysku – w przeciwieństwie do NGO.

Do organizacji pozarządowych zalicza się stowarzyszenia oraz fundacje. Najbardziej rozpoznawalnymi spośród nich są: Polska Akcja Humanitarna, Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy czy Fundacja Gajusz.

Rola pieczątki w organizacji pozarządowej

Przedstawiciele organizacji NGO, pomimo tego, że nie dobijają transakcji biznesowych, często zawierają rozmaite umowy z innymi podmiotami. Co prawda prawo nie reguluje w jasny sposób formy, w jakiej powinny być zawierane umowy organizacji pozarządowych, jednak najbezpieczniejszą praktyką pozostaje oczywiście sporządzanie ich na piśmie – i właśnie taką formę preferuje większość polskich NGO.

Chociaż nie jest to wymogiem prawa, przyjęło się, że umowy, oprócz podpisu osoby upoważnionej, opatrywane są pieczątką nagłówkową lub imienną. Również w przypadku organizacji pozarządowych stempel wzmacnia wiarygodność dokumentów i przedstawia daną instytucję w dobrym, profesjonalnym świetle.

Jak powinna wyglądać pieczątka organizacji pozarządowej?

W organizacjach pozarządowych najczęściej korzysta się z pieczątek nagłówkowych (w przypadku przedsiębiorstw są to pieczątki firmowe) oraz pieczątek imiennych. Warto zadbać, aby znalazły się na nich wszystkie niezbędne informacje.

Pieczątka nagłówkowa organizacji non-profit powinna zawierać:

• pełną nazwę organizacji,
• adres siedziby organizacji,
• dane kontaktowe (telefon, e-mail),
• NIP,
• REGON lub numer KRS.

Pieczątka imienna, którą będą posługiwać się pracownicy organizacji, powinna składać się z takich danych, jak:

• pełna nazwa organizacji,
• imię i nazwisko,
• funkcja pełniona w organizacji,
• dane kontaktowe.

Oczywiście, oprócz pieczątek nagłówkowych i firmowych, w organizacjach pozarządowych wykorzystuje się także inne stemple, ułatwiające prowadzenie działalności. Podobnie jak w przedsiębiorstwach, w NGO świetnie sprawdzają się datowniki, numeratory, pieczątki dekretacyjne czy korespondencyjne.

Artykuł Pieczątka a organizacje non-profit pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Pieczątka na fakturze – czy jest obowiązkowa?

O tym, jakie elementy powinny znaleźć się na fakturze i czy konieczne jest stemplowanie faktur firmowymi pieczątkami, pisaliśmy już we wpisie „Czy faktura VAT bez pieczątki firmowej jest ważna?”. W ramach krótkiego przypomnienia, poniżej znajdziesz najważniejsze informacje na ten temat.
Na fakturze muszą znaleźć się elementy takie jak:

• numer faktury i data jej wystawienia,
• dane sprzedawcy oraz kupującego,
• dane przedmiotu transakcji (nazwę, miarę, ilość, cenę netto i brutto oraz stawkę podatku),
• suma transakcji oraz informacje takie jak sposób zapłaty, numer rachunku bankowego czy sposób odbioru towaru.

Czy brak pieczątki na fakturze jest dopuszczalny? Od 2004 roku nie ma obowiązku stemplowania faktur, ani nawet ich własnoręcznego podpisywania. Mimo wszystko znaczna część przedsiębiorców nadal odbija firmowe stemple na dokumentach sprzedaży. Dlaczego? Oto największe zalety stemplowania dokumentów firmowymi pieczątkami:

• Pozwala to na szybkie zamieszczenie niezbędnych danych.
• W oczach wielu osób pieczątki nadal uchodzą za dowód wiarygodności.
• Zdarza się, że niektórzy przedsiębiorcy i urzędnicy żądają dostarczania dokumentów ze stemplami, mimo iż nie mają do tego podstaw prawnych. Często zatem, zamiast powoływać się na akty prawne i tłumaczyć, że pieczątka na fakturze nie jest obowiązkowa, zdecydowanie łatwiej jest postawić firmowy stempel.

O ile stawianie stempla na tradycyjnej, papierowej fakturze nie budzi większych wątpliwości, o tyle niepewność powodują czasem faktury elektroniczne. Sprawdź, co mówi prawo i czy możesz zamieścić skan pieczątki na fakturze elektronicznej.

Skan pieczątki na fakturze elektronicznej

Podobnie jak w przypadku faktur papierowych również i na fakturach elektronicznych nie musisz zamieszczać firmowego stempla. Jeśli jednak chcesz dodać odbicie firmowej pieczęci, możesz to zrobić – przepisy nie zakazują stemplowania faktur pod warunkiem, że stempel nie ma wpływu na „autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury”. Możesz o tym przeczytać w artykule 106m ustawy 11.03.2004 o podatku od towarów i usług. Dotyczy to także podpisów elektronicznych.

Jak zatem dodać skan stempla i podpis do faktury elektronicznej? Jest to możliwe dzięki programom do wystawiania faktur elektronicznych, które umożliwiają automatyczne dodawanie skanu pieczątki. Aby tego dokonać, należy zwykle zeskanować wzór odbicia stempla i zapisać w wersji jpg lub png, a potem dodać w wyznaczonym do tego polu (np. ustawienia > szablony > elementy graficzne lub ustawienia > dane firmy > podpisz i pieczątka). Za każdym razem, gdy będziesz wystawiać fakturę, skan pieczątki i Twój podpis będą dodawane automatycznie.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat pieczątek firmowych, przeczytaj poniższe wpisy na naszym blogu:

• Pieczątka firmowa – czy jest obowiązkowa?
• Co powinna zawierać pieczątka firmowa – wymogi prawne?

Artykuł Skan pieczątki na fakturze a ważność dokumentu – faktury elektroniczne i papierowe pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Tytuł zawodowy na pieczątce

Tytuł zawodowy nadawany jest osobom, które udowodniły, że ich wiedza i umiejętności pozwalają na wykonywanie danego zawodu. Istnieje bardzo dużo tytułów zawodowych i przyznawane są one przez przeróżne instytucje, np.:

• tytuły uzyskiwane w szkołach i innych placówkach oświaty (np. technik, robotnik wykwalifikowany),
• tytuły uzyskiwane po studiach I i II stopnia (np. licencjat, inżynier, magister, lekarz),
• tytuły zawodowe w rzemiośle (uczeń, czeladnik, mistrz),
• w kulturze fizycznej (np. trener, instruktor),
• w zawodach prawniczych (adwokat, prokurator, radca prawny, notariusz),
• inne tytuły, takie jak zarządca nieruchomościami, doradca inwestycyjny czy detektyw.

Istnieją różne przepisy, które regulują kwestię tytułu zawodowego na pieczątce. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów:

• Tytuł „mgr” na pieczątce – zakaz czy nakaz stosowania tytułów zawodowych na pieczątkach?

Nie ma ogólnych przepisów, które zakazywałyby lub nakazywały posługiwania się stemplem z tytułem zawodowym magistra (lub innym), jednak ograniczenia mogą wynikać bezpośrednio z przepisów dotyczących konkretnych zawodów. Na przykład egzaminatorzy przeprowadzający egzamin na prawo jazdy czy rzeczoznawcy do spraw jakości produktów rolno-spożywczych nie mogą wykorzystywać pieczątki z tytułem zawodowym.

Posługiwanie się pieczątką z tytułem zawodowym może zostać ograniczone także przez pracodawcę.

Z drugiej strony prawo może nakładać obowiązek posługiwania się pieczątką z tytułem zawodowym, np. dla rzeczoznawców do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy.

• Pieczątka imienna – wzór dla pracowników służby zdrowia

Zarówno lekarze, lekarze weterynarii, jak i pielęgniarki czy położne, są zobligowani do posługiwaniem się tytułem zawodowym na pieczątce. Wzór takiego stempla może zawierać imię i nazwisko, tytuł zawodowy oraz nr pozwolenia na wykonywanie zawodu.

Stopień naukowy na pieczątce

Stopień naukowy nadaje się osobom, które zdobyły wcześniej tytuł zawodowy magistra, magistra inżyniera, lekarza lub inny, równorzędny tytuł zawodowy, a także zdały egzamin doktorski i obroniły przedstawioną wcześniej rozprawę doktorską. Taka osoba otrzymuje stopień naukowy doktora. Stopniem naukowym jest także doktor habilitowany. Może zostać nadany doktorowi po przeprowadzeniu tzw. przewodu habilitacyjnego.

Choć trudno spodziewać się, że doktor czy doktor habilitowany będzie np. przeprowadzać egzamin na prawo jazdy, to w przypadku pieczątek pracowników naukowych obowiązują podobne wymagania, co w przypadku osób z tytułami zawodowymi (np. lekarz musi podać stopień naukowy na pieczątce).

Tytuł naukowy na pieczątce

Tytuł naukowy (profesora lub profesora sztuki) otrzymują pracownicy instytucji naukowo-badawczych oraz pracownicy szkół wyższych, którzy wcześniej uzyskali stopień naukowy doktora habilitowanego. Tytuł naukowy może zostać nadany osobom, które wyróżniają się wybitnymi osiągnięciami naukowymi lub artystycznymi oraz dydaktycznymi. Posługiwanie się tytułem naukowym na pieczątce jest kwestią indywidualną.

Podsumowując, jeśli chcesz zamówić wybrany stempel i zamieścić na nim zdobyty tytuł lub stopień, sprawdź, czy istnieją regulacje dotyczące Twojego zawodu, a także czy w Twojej firmie obowiązują jakiekolwiek ograniczenia związane z pieczątkami. Tytuły zawodowe oraz stopnie i tytuły naukowe najczęściej zamieszcza się na pieczątkach imiennych czy pieczątkach lekarskich.

Artykuł Tytuł naukowy lub zawodowy na pieczątce – co mówi prawo? pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Nieczytelna pieczątka na recepcie

Recepta lekarska znajduje się na samym szczycie dokumentów, które sprawiają nam kłopoty. W roku 2013 Narodowy Fundusz Zdrowia przeanalizował niemalże 30 tysięcy recept wystawionych przez lekarzy różnych specjalizacji i ocenił, że aż 80 procent z nich zostało wystawionych nieprawidłowo – były źle wypisane, nieczytelnie podpisane lub nieprawidłowo podstemplowane.

Otrzymałeś receptę na leki, jednak po dotarciu do domu odkryłeś, że pieczątka lekarza jest nieczytelna? Spokojnie, nie oznacza to jeszcze konieczności ponownego udania się do poradni. Sprawdź następujące elementy na recepcie:

• Czy posiada ona nadruk lub naklejkę, na której znajdują się dane lekarza wystawiającego receptę? Wśród informacji powinny znajdować się: imię i nazwisko lekarza oraz numer pozwolenia na wykonywanie zawodu. Jeżeli te dane znajdują się na recepcie, to pomimo nieczytelnej pieczątki farmaceuta będzie mógł wydać Ci przepisane leki.
• Czy na pieczątce widoczne jest imię i nazwisko lekarza oraz (chociażby częściowo) numer pozwolenia do wykonywania zawodu? W takie sytuacji farmaceuta uprawniony będzie do samodzielnego uzupełnienia nieczytelnych danych – warunkiem jest jednak czytelne oznaczenie imienia i nazwiska lekarza. W przeciwnym wypadku, jeżeli recepta zawiera numer prawa wykonywania zawodu osoby wystawiającej dokument, ale imię i nazwisko są nieczytelne, farmaceuta nie może zrealizować recepty.

Nieczytelna pieczątka na świadectwie pracy

Do niedawna nieczytelna pieczątka na świadectwie praca mogła kosztować sporo nerwów – dotyczyło to zarówno pieczęci zakładu, jak i imiennej pieczątki pracodawcy. Dokumenty z nieprawidłowo odbitym stemplem nie były akceptowalne chociażby przez Urzędy Pracy, podczas ubiegania się o zasiłek.

Zauważyłeś, że Twoje świadectwo pracy nie posiada pieczęci lub odbicie zostało wykonane niestarannie? Możesz odetchnąć z ulgą – od 1 stycznia 2017 r. zniesiony został obowiązek opatrywania tego dokumentu pieczęcią. W związku z tym, jeżeli świadectwo zostało sporządzone prawidłowo, to pomimo braku czytelnej pieczęci, może zostać uznane za ważne.

Pieczątka „do góry nogami”

Otrzymałeś dokument, na którym pieczątka została odbita „do góry nogami”? A może sam w pośpiechu popełniłeś taki błąd? Zastanawiasz się, czy dokument opatrzony odwróconą pieczęcią jest ważny? Uspokajamy! Pomimo tego, że odbicie może na pierwszy rzut oka wyglądać niepokojąco, nie wpływa ono na ważność dokumentu – pomyłkę tego typu można potraktować podobnie, jak np. błąd ortograficzny w tekście (niezmieniający treści dokumentu), czy naderwanie brzegu kartki bez naruszenia treści.

Jak odbić pieczątkę, aby unikać tego typu błędów? Polecamy korzystanie z automatów wyposażonych w przezroczystą osłonkę na karteczkę indeksującą (na przykład automaty z serii Colop Printer IQ) – dzięki niej zawsze będziesz mieć pewność, że odbijasz pieczątkę w prawidłowy sposób.

Artykuł Pieczątka nieczytelna, do góry nogami, podwójnie odbita – jakie mogą być skutki błędnych odbić na dokumentach? pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.

Faktura VAT jest dokumentem, który nierozerwalnie kojarzy nam się z podpisem i pieczęcią firmową. Czy jednak takie przekonanie jest słuszne? Czy faktura musi mieć pieczątkę? Czy sprzedający ma obowiązek każdorazowo podstemplować i podpisać wystawianą fakturę? Co na ten temat mówią przepisy? Czytaj dalej, a poznasz odpowiedzi na te pytania.

Czym jest faktura

Najprościej rzecz ujmując, faktura jest dokumentem, który potwierdza sprzedaż produktu lub usługi. Przyjmuje się, że powinna być wystawiona w co najmniej dwóch egzemplarzach (warto jednak zauważyć, że używany niegdyś podział na „oryginał” i „kopie” faktur, jest już nieaktualny). Na fakturze wyszczególnia się informacje dotyczące transakcji pomiędzy sprzedającym a kupującym. Dokument ten ma szczególne znaczenie z punktu widzenia prawa podatkowego – to właśnie w momencie wystawienia i przekazania faktury pojawia się obowiązek podatkowy.

Co powinna zawierać faktura?

Aby zostać uznana za ważną i wiążącą, faktura musi zawierać szereg określonych danych dotyczących samej transakcji, jak i stron, które ją zwarły. W dużym uproszczeniu są to następujące elementy:

• dane dotyczące dokumentu, czyli numer faktury i datę jej wystawienia;
• dane sprzedawcy: imię i nazwisko bądź nazwę firmy, adres, NIP;
• dane kupującego: imię i nazwisko bądź nazwę firmy, adres, NIP
• dane dotyczące przedmiotu transakcji: nazwę produktu lub usługi, miarę, ilość, cenę netto, stawkę podatku oraz cenę brutto;
• sumę transakcji (słownie i liczbowo),
• dodatkowe informacje, np.: sposób zapłaty, odbioru, etc.

Pieczątka na fakturze VAT

Czy faktura musi mieć pieczątkę? Jak widać, w powyższym wykazie nie znalazła się pieczęć firmowa ani nawet podpis. Konieczność nanoszenia na faktury tych elementów została zniesiona w roku 2004, w myśl rozporządzenia ówczesnego Ministra Finansów. Decyzja ta jest szczególnie istotna dla przedsiębiorców, którzy korzystają z faktur elektronicznych – brak obowiązku stemplowania i podpisywania faktur pozwolił znacznie przyspieszyć procedury księgowe. Przedsiębiorca, który wystawia faktury on-line, nie ma obowiązku drukowania ich i wysyłania pocztą. Wystarczy, że przekaże ją swojemu kontrahentowi w e-mailu.

Co jednak z fakturami papierowymi? Większość osób (w tym często urzędnicy) sceptycznie podchodzi do tradycyjnych faktur, które nie zostały oznaczone firmową pieczęcią i podpisem. Budzą one w klientach wątpliwości i podejrzenia co do autentyczności dokumentu. Z tego względu, znaczna większość firm decyduje się na stemplowanie faktur papierowych – pieczątka na fakturze pozwala na podkreślenie bezpieczeństwa zawieranych transakcji i buduje zaufanie klientów.

Podsumowanie

W świetle prawa nie istnieje żaden przepis zobowiązujący sprzedających (ani kupujących) do stemplowania czy podpisywania faktur VAT. Nie zmienia to jednak faktu, że większość klientów, dokumenty opatrzone firmową pieczęcią, traktuje jako bardziej wiarygodne. Sprawdź co powinna zawierać pieczątka firmowa. Najwyższej jakości pieczątki firmowe oraz wzór pieczątki do opisywania faktur znajdziesz w naszej ofercie.

Artykuł Czy faktura VAT bez pieczątki firmowej jest ważna? pochodzi z serwisu Pieczatki-Online.eu - pieczątkowe porady.