Kwalifikowana pieczęć elektroniczna i podpis kwalifikowany to rozwiązania, które pozwalają Ci w bezpieczny sposób załatwiać sprawy urzędowe czy biznesowe na odległość. Ale nie tylko to. Oba narzędzia dają więcej możliwości: np. przy pomocy podpisu kwalifikowanego podpiszesz umowę cywilno-prawną, a dzięki pieczęci kwalifikowanej potwierdzisz integralność dokumentów firmowych i zabezpieczysz je przed sfałszowaniem. Sprawdź, czym różnią się oba rozwiązania i kiedy z nich korzystać.

Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny i kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Ma taką samą moc prawną, jak własnoręczny podpis. Możesz nim podpisać dowolny dokument. Przy jego pomocy:

• Załatwisz sprawy urzędowe, np. potwierdzisz swoją tożsamość w systemach elektronicznej administracji, a także podpiszesz dokumenty urzędowe.
• Załatwisz wiele spraw biznesowych, np. zawrzesz umowę na odległość, weźmiesz udział w elektronicznych aukcjach na platformach przetargowych, podpiszesz i pobierzesz akta pracownicze, dokonasz rejestracji i identyfikacji wykonawców biorących udział w aukcjach czy przetargach, prześlesz do GIIF informacje o transakcjach podatkowych czy podpiszesz i złożysz sprawozdania finansowe do KRS.

Podpis kwalifikowany jest poświadczany specjalnym certyfikatem kwalifikowanym. Jeśli masz swój podpis kwalifikowany, to tylko Ty możesz go używać.

Skąd wziąć podpis kwalifikowany? Możesz go kupić u jednego z certyfikowanych dostawców. Listę dostawców znajdziesz na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (system informatyczny Narodowego Banku Polskiego).

W skład zestawu, który składa się na podpis kwalifikowany, wchodzą zwykle:

• karta kryptograficzna z zapisanym certyfikatem,
• czytnik kart, który podłączasz do komputera,
• oprogramowanie, które należy zainstalować.

Kwalifikowana pieczęć

To pewien odpowiednik pieczęci firmowej, dostępny w wersji elektronicznej. Zawiera m.in. nazwę, NIP czy adres firmy. Pieczęć jest dostępna albo w chmurze, albo pod postacią fizycznego zestawu karty i czytnika. Tak jak podpis kwalifikowany możesz ją kupić za pośrednictwem certyfikowanych dostawców. Więcej na temat kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (jak wygląda czy jakie dokumenty nią stemplować) przeczytasz tutaj.

Przy pomocy kwalifikowanej pieczęci elektronicznej:

• Opieczętujesz dokumenty dla kontrahentów, np. faktury, tabele opłat i prowizji, regulaminy, oferty handlowe, potwierdzenia zamówień i dostaw, certyfikaty i zawiadomienia urzędowe, zaświadczenia o zgodności dokumentów z oryginałem.
• Zabezpieczysz wewnętrzne dokumenty firmowe, a tym samym potwierdzisz ich integralność i zabezpieczysz przed sfałszowaniem. Takimi dokumentami są np.: decyzje wewnętrzne, zaświadczenia o zarobkach, raporty, sprawozdania, zarządzenia, akta pracownicze czy strategie rozwoju firmy.

Pieczęć czy podpis? Jakie są różnice?

Podstawową różnicą między pieczęcią a podpisem kwalifikowanym jest to, kto może korzystać z obu rozwiązań:

• Pieczęcią kwalifikowaną posługują się osoby prawne – mogą to być firmy, organizacje, instytucje czy jednostki samorządu terytorialnego.
• Podpisem kwalifikowanym posługują się osoby fizyczne – jak już wiemy, ma on taką samą moc, jak podpis odręczny.

Pieczęć elektroniczna nie jest więc odpowiednikiem podpisu elektronicznego osoby prawnej.

Jakie sprawy pozwala załatwić pieczęć, a jakie podpis kwalifikowany:

• Przy pomocy podpisu elektronicznego złożysz oświadczenie woli – w swoim imieniu, albo w imieniu podmiotu, który reprezentujesz.
• Pieczęć kwalifikowana ma zapewniać integralność dokumentów firmowych, a także poświadczać ich pochodzenie. Używając pieczęci, poświadczasz w imieniu firmy, a nie osoby.

Z czego więc korzystać – z elektronicznego podpisu kwalifikowanego czy z pieczęci kwalifikowanej? Jeśli prowadzisz firmę i jesteś osobą prawną, możesz korzystać z obu rozwiązań, w zależności od tego, jaką sprawę chcesz załatwić. Jeśli jesteś osobą fizyczną, pozostaje Ci korzystać wyłącznie z podpisu kwalifikowanego.