Według Słownika Języka Polskiego PWN „wydajny” to: „przynoszący znaczne zyski lub efekty w stosunku do włożonej pracy”. Jak więc stać się bardziej wydajnym w biurze, obniżyć swój wysiłek włożony w pracę i jednocześnie zwiększyć efektywność? Po pierwsze należy zadbać o najbliższe otoczenie, czyli… biurko. Warto dbać o porządek, pozbyć się zbędnych rzeczy oraz rozpraszaczy. Co konkretnie zrobić? Aby się tego dowiedzieć, zapoznaj się z naszym poradnikiem.

W pierwszym wpisie z cyklu „Jak być wydajnym w biurze” skupiamy się na organizacji miejsca pracy. Zachęcamy Cię też do zapoznania się z kolejnym tekstem: Jak być wydajnym w biurze? Część 2. Komfort i ergonomia.

Zrewiduj swoje rzeczy i podziel je na grupy

Zanim zaczniesz porządkować swoje rzeczy, zrewiduj swój stan posiadania. Przejrzysz wszystkie szuflady, szafki czy pojemniki na dokumenty. Rzeczy, które się w nich kryją, podziel na 4 grupy. Wyodrębnij następujące przedmioty:

• Rzeczy, z których korzystasz na co dzień i musisz mieć je w zasięgu ręki, np. pieczątka firmowa czy imienna, długopis, zakreślacz, ołówek, kalendarz czy notatnik. Zostaw je na biurku.
• Przedmioty, z których korzystasz sporadycznie – umieść je w szafce lub szufladach. Pamiętaj, by nie trzymać ich na wierzchu, ponieważ będą tylko niepotrzebnie zabierać przestrzeń.
• Materiały biurowe, dokumenty i inne przedmioty, które nie są Ci aktualnie potrzebne, ale które mogą przydać się w przyszłości.

Uwaga! W przypadku tych przedmiotów łatwo popełnić błąd i zatrzymać zbyt dużo rzeczy. Weź każdą rzecz do ręki i zastanów się, czy jest ona zdatna do użytku i możesz użyć jej ponownie w przyszłości lub oddać komuś innemu. Jeśli tak, schowaj te przedmioty do pudła. Jeśli pudeł będzie więcej niż jedno, opisz je.

• Rzeczy, które nie nadają się do użytku, są popsute lub zużyte i nie da się ich naprawić. Te przedmioty zutylizuj, pamiętając o zasadach segregacji śmieci i recyklingu.

Zaaranżuj przestrzeń na biurku

Im więcej pustej przestrzeni na biurku, tym lepiej. Najlepiej byłoby, gdyby na blacie znajdował się komputer i tylko te przedmioty, z których korzystasz każdego dnia. Te, z których korzystasz rzadziej, ulokuj w szufladach, szafce, a jeśli nie masz takiej możliwości, w kuwetach na dokumenty.

Zadbaj o to, aby na biurku, ściankach działowych czy na ścianie nie wisiało za dużo kartek z informacjami, pocztówek z wakacji czy zdjęć. Wszystko to może wpływać na spadek poziomu koncentracji, a co za tym idzie, także wydajności.

Pamiętaj o systematyczności

Podczas porządków wyznacz miejsce dla każdego przedmiotu, a potem… odkładaj rzeczy na miejsce. To taka prosta zasada, a jednak wiele osób o tym zapomina, szybko zagracając biurko i generując nieład. Pojedyncze kartki z notatkami, które już Ci się nie przydadzą, utylizuj – nie wkładaj ich do notesu czy pod stertę dokumentów. Przyjdzie bowiem taki dzień, w którym będziesz musiał wszystko posprzątać. A jak wiadomo, lepiej zapobiegać, niż leczyć. 😉

Wskazówka! Jeśli w ferworze wszystkich zajęć nie masz czasu na zastanawianie się, którą kartkę wyrzucić, pod koniec pracy sprawdź, czy na blacie nie zalegają zbędne rzeczy. Możesz też ustalić jedną, krótką przerwę każdego dnia na rewizję swojego biurka.

Powodzenia! W kolejnych postach napiszemy więcej o planowaniu pracy i ergonomii w biurze.