Współcześnie większość formalności związanych z założeniem i prowadzeniem firmy możemy załatwić za pośrednictwem internetu. Nie inaczej jest z księgowością – coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie jej online. Duży wpływ na ten stan rzeczy ma stale powiększająca się liczba serwisów księgowych. Ich twórcy nieustannie pracują nad udoskonalaniem proponowanych rozwiązań oraz nad tym, by księgowość internetowa była atrakcyjna cenowo i dostępna dla wszystkich – nawet tych, którzy nie posiadają zbyt dużej wiedzy księgowej. Przedstawiamy najważniejsze zalety i wady tego rozwiązania.

Zalety księgowości online

1. Abonament za dostęp do księgowości internetowej jest nawet kilkakrotnie niższy niż średnie koszty, jakie musielibyśmy ponieść, decydując się na usługi bura rachunkowego. Najpopularniejsze serwisy oferują swoim klientom atrakcyjne ceny, których wysokość nie przekracza zwykle 50 zł miesięcznie.
2. Księgowość online umożliwia dostęp do finansów przedsiębiorstwa zawsze i wszędzie, oczywiście pod warunkiem, że mamy dostęp do internetu. Znaczna część serwisów, oprócz dostępu z przeglądarki internetowej, oferuje swoim klientom również dostęp do aplikacji mobilnych.
3. Internetowe systemy do księgowości są łatwiejsze w obsłudze – pozwalają na automatyczne generowanie najważniejszych dokumentów (np. Księgi Przychodów i Rozchodów, deklaracji ZUS czy rozliczenia podatku dochodowego), zapamiętywanie danych kontrahentów czy potwierdzanie ich w systemie KRS. Dodatkowo większość serwisów oferuje usługę wsparcia księgowych online – przy pomocy czatu lub rozmowy telefonicznej możemy zasięgnąć specjalistycznych porad.
4. Wszystkie dokumenty generowane są elektronicznie i w takiej postaci można przekazywać je kontrahentom lub wysyłać do urzędów. Pliki przechowywane są na serwerach dostawcy programu.

Wady księgowości online

1. Pomimo wielu ułatwień, księgowość internetowa wymaga od przedsiębiorcy przynajmniej podstawowej znajomości prawa podatkowego – w końcu to na nim spoczywa obowiązek wystawiania faktur czy klasyfikowania kosztów firmowych.
2. To na przedsiębiorcy ciąży odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację i ewentualne błędy. W przypadku, gdy księgowość prowadzona jest przez biuro rachunkowe, a na dokumentach firmowych widnieje wzór pieczątki głównej księgowej, to właśnie ta osoba zobowiązana jest do reprezentowania przedsiębiorstwa przed Urzędem Skarbowym lub ZUS-em.
3. Księgowość online najlepiej sprawdza się w przypadku małych firm. Duże przedsiębiorstwa, które poszukują kompleksowych rozwiązań, niestety raczej nie odnajdą ich w popularnych serwisach. Wraz z zatrudnianiem kolejnych pracowników i piętrzeniem się firmowych dokumentów, większość przedsiębiorców decyduje się na przekazanie księgowości w ręce profesjonalistów.

Czy w księgowości online potrzebne są pieczątki księgowe (wzory do dekretacji, zatwierdzania, etc.)?

Nie ma obowiązku, by drukować i stemplować dokumenty generowane elektronicznie. Mimo to część przedsiębiorców decyduje się na fizyczne przechowywanie dokumentów w biurze (aby zabezpieczyć się na wypadek np. awarii serwera). W takim przypadku przydatna może okazać się pieczątka dekretacyjna, pieczątka sprawdzono pod kątek merytorycznym, formalnym, rachunkowym czy funkcjonalny datownik.