Pieczęć kwalifikowana to odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej, tyle że w wersji elektronicznej. Tak jak standardowy stempel zawiera nazwę firmy, jej adres, NIP i inne dane przedsiębiorstwa. Sprawdź, kto może korzystać w kwalifikowanej pieczątki elektronicznej, jak ją wyrobić i jakie daje uprawnienia.

Co to jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna zawiera dane podobne do tych, które są zawarte na standardowej pieczątce firmowej. Do znakowania dokumentów nie wykorzystujesz jednak fizycznego produktu i nie stawiasz odbić na papierze. Posługujesz się za to elektronicznymi danymi. Do wyboru masz dwa sposoby:

• Dane zapisane w chmurze – możesz pieczętować dokumenty przy pomocy dowolnego urządzenia z dostępem do internetu (laptop, smartfon czy tablet).
• Do stemplowania wykorzystujesz specjalny zestaw karty i czytnika.

Jak wygląda kwalifikowana pieczęć elektroniczna na dokumencie? Taki stempel możesz spersonalizować tak, by odpowiadał potrzebom Twojej firmy. Stempel w formie graficznej umieszczany jest w pliku.

Warto wiedzieć! Kwalifikowana pieczęć elektroniczna a regulacje europejskie

eIDAS to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. Jego celem jest zwiększenie zaufania do transakcji elektronicznych poprzez wprowadzenie ram prawnych, które gwarantują bezpieczeństwo transakcji na poziomie europejskim. eIDAS reguluje też, czym jest pieczęć elektroniczna. W art. 3 pkt. 25 czytamy, że kwalifikowana pieczęć elektroniczna „oznacza dane w postaci elektronicznej dodane do innych danych w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność powiązanych danych”.

Kto może korzystać z kwalifikowanej pieczątki elektronicznej?

Osoby prawne, w tym firmy, organizacje i instytucje. Z kwalifikowanej pieczątki elektronicznej nie korzystają osoby fizyczne – dla nich przeznaczony jest podpis elektroniczny.

Ważne! Kwalifikowana pieczęć elektroniczna nie jest alternatywą dla e-podpisu.

Pieczęć elektroniczna służy do uwierzytelniania dokumentów firmowych i ma zapewnić ich integralność, a także poświadczać ich pochodzenie i zwiększać bezpieczeństwo. Z kolei kwalifikowany podpis elektroniczny jest tożsamy z podpisem własnoręcznym (ma taką samą moc jak podpis odręczny) i służy do potwierdzania oświadczenia woli konkretnej osoby (np. do podpisywania umów czy sprawozdań finansowych, a także do udzielania pełnomocnictwa). Możesz korzystać z obu rozwiązań, w zależności od sprawy, którą chcesz załatwić. Więcej o podpisie kwalifikowanym przeczytasz w kolejnym wpisie na naszym blogu.

Do czego służy kwalifikowana pieczątka elektroniczna?

Przy pomocy kwalifikowanej pieczęci elektronicznej możesz m.in.:

• potwierdzać autentyczność oraz integralność dokumentów i zabezpieczać je przed sfałszowaniem,
• oznaczać dokumentację w procesach wewnętrznych, np. akta pracownicze, sprawozdania, raporty, zaświadczenia o zarobkach, plany i strategie rozwoju firmy, decyzje wewnętrzne,
• zabezpieczać dokumenty w komunikacji z klientem, np. elektroniczne faktury, dokumenty prawne, oferty handlowe, zamówienia, korespondencja, regulaminy.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna ma zapewniać szybszą i wygodniejszą komunikację w biznesie oraz administracji publicznej. Umożliwia obieg elektronicznych dokumentów i zapewnia o ich autentyczności oraz integralności. Daje pewność, że konkretny dokument pochodzi od danej organizacji, a także, że treść dokumentu pozostała niezmieniona.

Jak wyrobić kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?

Elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną mogą posługiwać się podmioty posiadające osobowość prawną. Aby wyrobić taką pieczątkę, należy złożyć wniosek i potwierdzić go kwalifikowanym podpisem elektronicznym – dzięki niemu formalności załatwisz online, bez wychodzenia z domu. Co jeśli nie masz podpisu kwalifikowanego? W takiej sytuacji konieczna będzie wizyta w punkcie certyfikacji.

Wniosek o elektroniczną pieczęć kwalifikowaną możesz złożyć u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Rejestr takich dostawców znajdziesz na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (jest to system informatyczny Narodowego Banku Polskiego).