Apostille będzie Ci niezbędne wtedy, gdy zechcesz posłużyć się wybranym dokumentem poza granicami Polski. W takiej sytuacji zagraniczne urzędy będą wymagać potwierdzenia autentyczności przedstawianego dokumentu – właśnie taką funkcję pełni klauzula lub pieczęć apostille. Sprawdź, kiedy, jak i gdzie można się o nią ubiegać. 

Czym jest pieczątka apostille?

Apostille – w języku polskim określane również jako apostylla lub apostyl – to procedura urzędowa, przy pomocy której potwierdza się autentyczność przedstawionych dokumentów. Organem uprawomocnionym do nadawania apostille jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych, a w przypadku dyplomów i świadectw szkolnych – Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej.

Dokumenty, które zostały opatrzone pieczęcią apostille, mogą być wykorzystywane do załatwiania oficjalnych spraw w zagranicznych urzędach i placówkach – posiadają pełną moc prawną. Nie muszą być dodatkowo legalizowane w zagranicznej ambasadzie. 

W skrócie można powiedzieć, że apostille to potwierdzenie autentyczności dokumentu na potrzeby urzędów z innych krajów. Niestety, nie jest respektowane na całym świecie. 

W jakich krajach uznaje się pieczęć apostille?

Postanowienia dotyczące wprowadzenia klauzuli apostile zostały określone w konwencji haskiej z 1961 roku, której stronami jest 117 państw (tutaj znajdziesz pełną listę). To właśnie na ich terenie uznawane są dokumenty z pieczęcią MSZ.

W pozostałych krajach dokumenty muszą przejść procedurę legalizacji. Oznacza to, że ich autentyczność musi zostać potwierdzona w polskim urzędzie, a następnie w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym kraju, w którym dokument ma zostać wykorzystany.

Kiedy potrzebne jest apostille?

Wspomniana wcześniej konwencja haska precyzuje, że pieczęć apostille ma zastosowanie w przypadku dokumentów urzędowych, które mają zostać przedłożone w zagranicznej placówce, takich jak: dokumenty sądowe (np. wyroki, decyzje), akty stanu cywilnego (np. urodzenia, małżeństwa), wypisy z rejestrów, pisma administracyjne, dyplomy i świadectwa, akty notarialne i inne.

Co ważne, na terenie Unii Europejskiej obowiązują odrębne przepisy dotyczące autentyczności dokumentów. Od 2016 roku na terenie państw UE nie ma obowiązku potwierdzania pieczęcią apostille następujących dokumentów:

• aktu urodzenia,
• aktu przysposobienia dziecka,
• aktu małżeństwa,
• aktu zgonu,
• wyroku rozwodowego,
• wyroku separacji lub unieważnienia małżeństwa,
• zaświadczenia o miejscu zamieszkania lub miejscu pobytu,
• zaświadczenie o obywatelstwie,
• zaświadczenie o niekaraniu.

Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć na oficjalnej stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Jak można uzyskać pieczęć apostille?

Pieczęć apostille nadawana jest polskim dokumentom przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych. W wyjątkowych sytuacjach, np. wtedy, gdy apostille dotyczy dokumentów oświatowych, autentyczność potwierdzana jest przez Ministerstwo Edukacji Narodowej lub Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. 

Apostille wydawana jest na wniosek osoby, która posługuje się dokumentem. Można starać się o nie osobiście lub listownie.