Firmowe lub urzędowe dokumenty często zawierają wrażliwe dane – takie, które nie powinny dostać się w ręce osób trzecich. Nawet jeśli straciły ważność lub nie wymagają archiwizacji, nie oznacza to, że można po prostu wrzucić je do kosza na śmieci. Żeby zapewnić poufność danych, możesz zabezpieczyć ją tzw. pieczątką do ochrony danych osobowych. Sprawdź, czym jest pieczątka incognito i jak z niej korzystać.

Jak działa pieczątka incognito?

Pieczątka incognito ma postać tradycyjnego automatu samotuszującego – wygląda jak zwykła pieczątka firmowa czy imienna. Sekret tkwi w płytce stemplującej, która zawiera specjalny układ znaków. Wystarczy przyłożyć pieczątkę w miejscu, w którym znajdują się wrażliwe dane i odbić wzór na papierze, a wszelkie informacje zostaną skutecznie zakryte i staną się nieczytelne.

Jakie dokumenty i dane chroni pieczątka incognito? Między innymi: faktury, wydrukowane e-maile, listy i notatki, wyciągi i salda bankowe, dokumenty urzędowe, listy płac, numery PIN, dane osobowe i wiele innych.  

Jeśli szukasz pieczątki incognito do swojego biura, polecamy automat Colop Printer IQ 30 do ochrony danych.

Po co Ci pieczątka do ochrony danych?

Listy, stare umowy, korespondencja urzędowa, koperty z danymi adresowymi czy wszelkie pisma zawierające wrażliwe dane, należy zniszczyć przed ich wyrzuceniem lub zabezpieczyć dane. Wyrzucenie takich druków np. z danymi osobowymi może zostać uznane za naruszenie prawa. A nawet jeśli nie, to z pewnością nie jest bezpiecznym posunięciem.

Aby zapewnić poufność danych na drukach do utylizacji, możesz do tego wykorzystać:

• Niszczarkę do papieru, która tnie kartki na cienkie paski. Niszczarki są jednak urządzeniami kosztownymi, które w dodatku zabierają sporo miejsca w biurze.
• Pieczątkę incognito, która jest znacznie poręczniejsza i tańsza od niszczarki, a do tego pozwala jednym ruchem ręki ukryć wybraną treść, znajdującą się na dokumencie, liście czy kopercie.

Nawet jeśli masz niszczarkę do papieru, to dane na dokumentach możesz zabezpieczyć podwójnie – najpierw przy pomocy pieczątki incognito, a potem niszczarki.

Ważne! Dane osobowe pozwalają zidentyfikować osobę fizyczną lub wskazać podmiot gospodarczy. Aby je gromadzić i posługiwać się nimi, konieczna jest zgoda osoby, której te dane dotyczą. Jeśli ktoś gromadzi Twoje dane czy posługuje się nimi bez Twojej zgody, możesz domagać się zaprzestania tych działań. Zgodnie z RODO prawo do ochrony danych osobowych jest podstawowym prawem, które przysługuje każdemu człowiekowi. Jeśli prowadzisz firmę i w jakikolwiek sposób gromadzisz oraz wykorzystujesz dane dotyczące osób fizycznych, musisz zapewnić ich bezpieczeństwo.

Używanie pieczątki incognito jest znacznie łatwiejsze, szybsze i skuteczniejsze niż np. zamazywanie danych długopisem czy markerem. Poza tym zamówienie takiego stempla kosztuje dużo mniej niż kupno niszczarki do papieru.