Gdyby zadać pytanie: „Czy pieczątka firmowa jest obowiązkowa w każdej firmie?”, prawdopodobnie wiele osób odpowiedziałoby z całym przekonaniem, że tak. Niewątpliwie jest ona bardzo przydatna, ale czy rzeczywiście prawo reguluje jej posiadanie?

Pieczątka firmowa – przepisy

Nie istnieje taki przepis, który nakłada na przedsiębiorców obowiązek posiadania pieczątek firmowych. Mimo iż na wielu urzędowych dokumentach możesz znaleźć pole „pieczęć i podpis”, to żaden urzędnik nie ma prawa egzekwować od Ciebie odbicia na dokumencie firmowego stempla, nie może odmówić złożenia dokumentów lub podważyć ich wiarygodności z uwagi na brak pieczątki. Decyzja o tym, czy chcesz skorzystać z udogodnienia, jakim jest pieczątka, należy tylko i wyłącznie do Ciebie. Praktyka pokazuje jednak, że kwestia firmowych stempli nie jest tak oczywista, a różne instytucje interpretują prawo na swoje sposoby.

Przepisy prawne a praktyka

W świetle prawa to podpis jest poświadczeniem składanych dokumentów a nie pieczątka firmowa. Czy jest obowiązkowa? Procedury Urzędu Skarbowego i banków sprawiają, że wyrobienie pieczątki staje się niemal niezbędne. Dlaczego?

Zdarza się, że osoby przyjmujące lub analizujące dokumenty nie mają świadomości, że posiadanie pieczątki nie jest konieczne. Możesz trafić na wyjątkowo zdeterminowanego urzędnika, który nie będzie chciał dać wiary, że dokument nie musi zawierać firmowego stempla. Zdecydowanie łatwiej jest wyrobić pieczątkę i nie narażać się na tłumaczenia, że jej posiadanie nie jest niezbędne.

Instytucje, które nie są organami administracji, takie jak banki lub firmy ubezpieczeniowe, w regulaminach często określają własne wymogi i np. podczas zakładania konta firmowego, pracownik banku może poprosić Cię o odbicie stempla na dokumencie. Praktyka pokazuje, że w kontaktach z instytucjami finansowymi posiadanie pieczątki z danymi firmy jest niezbędne.

Co powinna zawierać pieczątka firmowa?

Choć przedsiębiorcy nie mają obowiązku posiadania pieczęci firmowej, to istnieje prawo mówiące o tym, że w obrocie gospodarczym należy ujawnić określone dane. Za niezastosowanie się do tego przepisu grozi grzywna w wysokości nawet do pięciu tysięcy złotych. W tej sytuacji pieczęć firmowa może okazać się niezwykle pomocna. Oto co powinna zawierać pieczątka firmowa, aby spełnić wymogi Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej:

• nazwę firmy;
• NIP;
• adres siedziby (powinien być taki sam jak adres podany we wnioskach rejestracyjnych działalności).

W przypadku spółek z ograniczoną działalnością można zamieścić też informację o kapitale zakładowym i numerze KRS. Przepisy kodeksu spółek handlowych mówią, że pisma i zamówienia handlowe powinny zawierać te dane.

Dodatkowe informacje, które warto zamieścić na pieczątce:

• numer telefonu;
• adres mailowy;
• adres strony internetowej.

  

Takie informacje pełnią funkcję informacyjną i promocyjną, dlatego zdecydowanie warto wzbogacić o nie pieczątki firmowe. Wzory i wielkości pieczątek są dowolne i możesz wybierać spośród wielu rodzajów. Dostępne są np. pieczątki firmowe małe, średnie, duże o różnych kształtach. Zapraszamy do projektowania i zamawiania pieczątek za pośrednictwem prostego systemu projektowania pieczątek online dostępnego na naszej stronie internetowej.

Posiadanie pieczątki jest zdecydowanie przydatne w prowadzeniu firmy, mimo iż na zadane w tytule pytanie: „Pieczątka firmowa – czy jest obowiązkowa?”, odpowiedź brzmi: nie. Jest to zdecydowane ułatwienie, bo nie musimy wypełniać ręcznie wszystkich danych – wystarczy odbić wzór na dokumencie. Poza tym możliwość zawarcia na pieczątce danych kontaktowych i logotypu firmy jest niedrogim i łatwym sposobem na promocję firmy.