Pracujesz zdalnie? Jesteś freelancerem? Samodzielnie zajmujesz się prowadzeniem działalności, pracą projektową, kontaktem z klientami i pracą administracyjną? Sprawdź, jak metodyka zwinna pomoże Ci efektywnie zaplanować pracę i ułatwić współpracę z klientem.

Agile – na czym polega „zwinność” w pracy zdalnej?

Agile to określenie technik pracy, które wprowadzono po to, by usprawnić pracę w obszarze IT, głównie przy programowaniu. W tej metodyce kluczowe są następujące czynniki:

• dobra komunikacja oraz bliska współpraca klienta z zespołem programistów,
• szybkie reagowanie na zmiany i zwinne dopasowywania się do nich.

Wszystko po to, by zapewnić płynność prac i aby zmiany wprowadzane późno, nie miały negatywnego wpływu na proces programowania. Co istotne metodyka Agile zakłada, że efekty prac są prezentowane na bieżąco – co tydzień czy dwa, w zależności od tego, ile trwa cały projekt (a nie po zakończeniu wszystkich prac).

Jak odnieść to do pracy zdalnej i branż innych niż IT? Jeśli pracujesz zdalnie (zwłaszcza jeśli jesteś freelancerem), nie są Ci obce sytuacje, takie jak:

• nieoczekiwane zmiany decyzji klientów (np. pracujesz nad projektem plakatu, a przy okazji klient prosi Cię o projekt wizytówki i ulotki, albo w trakcie pracy nad treścią strony www okazuje się, że ważniejsza jest treść mailingu),
• konieczność dzielenia zadań na mniejsze części,
• stały kontakt z klientem, częste odpowiadanie na jego wiadomości, regularne update’y,
• testowanie pracy na bieżąco i wprowadzanie zmian przed zakończeniem projektu,
• współpraca z klientami, którzy mają pewne przekonania i oczekiwania, ale nie znają się na stronie technicznej Twojej pracy.

I tu właśnie zręcznie pojawiają się Agile. Owa zwinność pracy to m.in.:

• zwiększanie elastyczności swojej pracy,
• umiejętność zmieniania kierunku działań,
• praca nad kilkoma zagadnieniami jednocześnie,
• odejście od metod linearnych i kaskadowych,
• umiejętność pracy zespołowej i jednocześnie większa samodzielność podczas realizacji zadań.

Na co zwrócić uwagę, żeby zwinność Cię nie przytłoczyła i okazała się pomocna? Sprawdźmy.

Po pierwsze oczekiwania i warunki

Żeby Twoja współpraca z klientem była owocna i efektywna (oraz łatwa dla Ciebie i dla klienta), na początku współpracy ustal zakres obowiązków oraz odpowiedzialności – po obu stronach. Klient powinien dostarczyć Ci wszelkie niezbędne informacje, dzięki którym dobrze wykonasz swoją pracę. Ważne jest uświadomienie sobie, że zwinność nie jest synonimem naginania się do granic niemożliwości. Żeby uniknąć sytuacji, w których klient „podrzuca Ci przy okazji taką drobnostkę, a w sumie to jeszcze taką i taką”, na początku współpracy ustalcie warunki i zakres Twoich obowiązków.

Jeśli mowa o warunkach, nie sposób nie wspomnieć o stawkach wyjściowych i stawkach za wszelkie działania wykraczające poza ustalone granice, a także o terminach i odpowiedzialności obu stron. Pomówcie o tym, co może się stać, jeśli klient nie dostarczy Ci materiałów na czas lub nie da Ci feedbacku, bez którego nie ruszysz dalej. Ustalcie plan działania na wypadek przekroczenia budżetu lub niewykonania prac w czasie przeznaczonym na projekt (nie z Twojej winy). Pamiętaj – przezorny zawsze ubezpieczony.

Po drugie plan działania i priorytety

Musisz brać pod uwagę, że klient może mieć niewielkie lub zerowe pojęcie o Twojej pracy, dlatego jego wyobrażenie na temat przebiegu i szybkości wykonania zlecenia może znacznie odbiegać od rzeczywistości. Twoja w tym głowa, żeby wszystko dobrze wytłumaczyć. Musicie wspólnie ustalić priorytety – najlepiej spisać je na liście. Do każdego punktu dobrze jest dodać opis oraz przewidywany czas wykonania zadania. Priorytety możecie zmieniać podczas cyklicznych spotkań. Ważne, byś racjonalnie podszedł do ustalenia terminów – to Ty określasz, ile realnie czasu będziesz potrzebować na poszczególne zadania.

Po trzecie komunikacja z klientem

Jeśli jesteś freelancerem, prawdopodobnie za wszystko jesteś odpowiedzialny sam – nie tylko za wykonywanie swoich obowiązków, ale też za kontakty z klientami (i wspominając o kwestiach administracyjnych czy księgowych). Każdy telefon czy mail od klienta może wytrącić Cię z rytmu – zwłaszcza jeśli klientów masz kilku i każdy z nich oczekuje sprawnej komunikacji. Ustal więc z klientem maksymalną liczbę spotkań online w tygodniu do dwóch – podsumowania dotychczasowych prac oraz ustalenia, co w kolejnym tygodniu będzie priorytetem i na które zagadnienie poświęcić czas.

Możesz też uprzedzić klienta z góry, które godziny w ciągu dnia poświęcasz na pracę kreatywną i kiedy raczej nie odpowiesz na wiadomość ani nie oddzwonisz, a także ile średnio czasu potrzebujesz na odpowiedź.

Techniki zwinne pozwolą Ci nie tylko dobrze zaplanować pracę, ale też usprawnić komunikację, zwiększyć efektywność działań, uniknąć niespodzianek i po prostu… ułatwić Ci pracę zdalną.