Wystawianie not lub faktur korygujących to zajęcie, którego większość przedsiębiorców wolałaby uniknąć. Nic dziwnego! Zwykle pochłania ono wiele czasu oraz nerwów – oprócz wystawiania faktury od nowa, konieczne może być także uzyskanie akceptacji kontrahenta czy wysyłka dokumentów pocztą na drugi koniec kraju. A co, gdybyśmy powiedzieli, że wystawianie not lub faktur korygujących nie zawsze jest konieczne?

Przypomienie

W jednym z poprzednich wpisów poruszaliśmy najważniejsze zagadnienia związane z wystawianiem not oraz faktur korygujących – Wszystko, co musisz wiedzieć o fakturach i notach korygujących.

Literówki

Literówki zdarzają się każdemu – również przedsiębiorcom, którzy wystawiają faktury. Wystarczy, że zamiast Grzegorz napiszemy Grzgeorz. Błąd gotowy! Całe szczęście, nie wpływa on na czytelność faktury i raczej nie budzi wątpliwości, o jakie imię chodziło osobie wystawiającej dokument. Jego poprawianie nie jest zatem konieczne.

Nazwa firmy

Elementami niezbędnymi na fakturze są: imiona i nazwiska, NIP oraz adres obydwu stron, które zawierają transakcję. Zapis dotyczący innych elementów, np. nazwy firmy (wyłączając imię i nazwisko, jeżeli stanowi jej część), może być błędny i nie powoduje to, że dokument automatycznie staje się nieważny.

Przykładowo, jeżeli firma naszego kontrahenta nazywa się „Marek Nowak Grafika Komputerowa”, a my wystawiliśmy fakturę na „Marek Nowak Studio Graficzne”, podaliśmy poprawny NIP oraz adres, nie mamy powodu do niepokoju.

Pieczątka firmowa

Jeżeli na fakturze nie ma pieczątki lub stempel zawiera starą nazwę firmy (z takim niezmiennym nazwiskiem, adresem i NIP-em), dokument nie wymaga korekty. Jak wielokrotnie powtarzaliśmy na naszym blogu, pieczątka firmowa nie jest obowiązkowym elementem na fakturze. Jej brak nie sprawia, że faktura jest nieczytelna lub nieważna.

Uwaga! Jeżeli na fakturze znajduje się pieczątka firmowa z innymi danymi, niż te, które należą do firmy wystawiającej dokument, konieczne będzie sporządzenie korekty. W przeciwnym wypadku mogą pojawić się wątpliwości dotyczące stron zawierających transakcję.

Elementy nieobowiązkowe

Podobnie zasada, jak w przypadku stempli firmowych, funkcjonuje w odniesieniu do innych elementów dodatkowych, których umieszczanie na fakturze nie jest konieczne. Są to m.in.:

• Termin zapłaty i sposób płatności – jest to jedynie informacja dla kontrahenta, która nie przesądza o ważności faktury.
• Zapisu oryginałlub kopia.
• Nazwa dokumentu – faktura, faktura VAT.
• Podpis osoby wystawiającej fakturę.

Elementy te, jeżeli pojawią się na fakturze z błędami, nie wymagają korekty.