Faktura VAT jest dokumentem, który nierozerwalnie kojarzy nam się z podpisem i pieczęcią firmową. Czy jednak takie przekonanie jest słuszne? Czy faktura musi mieć pieczątkę? Czy sprzedający ma obowiązek każdorazowo podstemplować i podpisać wystawianą fakturę? Co na ten temat mówią przepisy? Czytaj dalej, a poznasz odpowiedzi na te pytania.

Czym jest faktura

Najprościej rzecz ujmując, faktura jest dokumentem, który potwierdza sprzedaż produktu lub usługi. Przyjmuje się, że powinna być wystawiona w co najmniej dwóch egzemplarzach (warto jednak zauważyć, że używany niegdyś podział na „oryginał” i „kopie” faktur, jest już nieaktualny). Na fakturze wyszczególnia się informacje dotyczące transakcji pomiędzy sprzedającym a kupującym. Dokument ten ma szczególne znaczenie z punktu widzenia prawa podatkowego – to właśnie w momencie wystawienia i przekazania faktury pojawia się obowiązek podatkowy.

Co powinna zawierać faktura?

Aby zostać uznana za ważną i wiążącą, faktura musi zawierać szereg określonych danych dotyczących samej transakcji, jak i stron, które ją zwarły. W dużym uproszczeniu są to następujące elementy:

• dane dotyczące dokumentu, czyli numer faktury i datę jej wystawienia;
• dane sprzedawcy: imię i nazwisko bądź nazwę firmy, adres, NIP;
• dane kupującego: imię i nazwisko bądź nazwę firmy, adres, NIP
• dane dotyczące przedmiotu transakcji: nazwę produktu lub usługi, miarę, ilość, cenę netto, stawkę podatku oraz cenę brutto;
• sumę transakcji (słownie i liczbowo),
• dodatkowe informacje, np.: sposób zapłaty, odbioru, etc.

Pieczątka na fakturze VAT

Czy faktura musi mieć pieczątkę? Jak widać, w powyższym wykazie nie znalazła się pieczęć firmowa ani nawet podpis. Konieczność nanoszenia na faktury tych elementów została zniesiona w roku 2004, w myśl rozporządzenia ówczesnego Ministra Finansów. Decyzja ta jest szczególnie istotna dla przedsiębiorców, którzy korzystają z faktur elektronicznych – brak obowiązku stemplowania i podpisywania faktur pozwolił znacznie przyspieszyć procedury księgowe. Przedsiębiorca, który wystawia faktury on-line, nie ma obowiązku drukowania ich i wysyłania pocztą. Wystarczy, że przekaże ją swojemu kontrahentowi w e-mailu.

Co jednak z fakturami papierowymi? Większość osób (w tym często urzędnicy) sceptycznie podchodzi do tradycyjnych faktur, które nie zostały oznaczone firmową pieczęcią i podpisem. Budzą one w klientach wątpliwości i podejrzenia co do autentyczności dokumentu. Z tego względu, znaczna większość firm decyduje się na stemplowanie faktur papierowych – pieczątka na fakturze pozwala na podkreślenie bezpieczeństwa zawieranych transakcji i buduje zaufanie klientów.

Podsumowanie

W świetle prawa nie istnieje żaden przepis zobowiązujący sprzedających (ani kupujących) do stemplowania czy podpisywania faktur VAT. Nie zmienia to jednak faktu, że większość klientów, dokumenty opatrzone firmową pieczęcią, traktuje jako bardziej wiarygodne. Sprawdź co powinna zawierać pieczątka firmowa. Najwyższej jakości pieczątki firmowe oraz wzór pieczątki do opisywania faktur znajdziesz w naszej ofercie.