Pieczątka to dzisiaj coś więcej niż proste urządzenie z informacjami na temat firmy czy osoby. Nowoczesne technologie oraz mnóstwo rozmiarów i kształtów stempli pozwalają wykorzystać pieczątki na wiele różnych sposobów. Sprawdź, gdzie i jak możesz wykorzystać automaty samotuszujące lub manualne stemple.

Stemplowanie zamiast opisywania dokumentów – oszczędzaj czas i energię

Opisujesz i podpisujesz każdego dnia mnóstwo dokumentów? Zamiast ręcznego opisywania faktur, umów, raportów czy innych dokumentów, możesz wykorzystać pieczątki księgowe. Ten typ stempli przydaje się w każdym biurze księgowym, w administracji i wszędzie tam, gdzie trzeba zapanować nad przepływem dużej ilości papierów.

Pieczątki księgowe mają różne rozmiary i kształty – możesz wybierać spośród stempli małych, średnich, dużych i ekstra dużych. Jaki wzór może znaleźć się na płytce stemplującej? Od prostych informacji, takich jak „zapłacono + data” po duże, rozbudowane tabele np. do dekretacji faktur. Oto kilka przykładów:

• Informacja o wpisaniu rachunku na białą listę lub o podzielonej płatności,
  [Więcej informacji na ten temat znajdziesz we wpisie: Split payment (mechanizm podzielonej płatności) i biała lista podatników – pojęcia, które powinien znać każdy przedsiębiorca)],
• „Sprawdzono pod względem rachunkowym/merytorycznym/formalnym”,
• Pieczątka na wydatki strukturalne,
• „Zapłacono gotówką”, „Przelew bankowy”, „Wpłynęło dnia + data”,
• Pieczątka dekretacyjna do opisywania faktur – z tabelą i miejscem na datę oraz podpis.

Datowniki i numeratory – zapanuj nad dokumentacją

Datowniki i numeratory to kolejne pieczątki, które możesz wykorzystać w biurze (i nie tylko). Są to specjalne typy stempli, dzięki którym zautomatyzujesz i usprawnisz wiele czynności biurowych.

Datowniki to automaty, które na odbiciu zawierają najczęściej pole z datą i pole tekstowe. Datę można ustawiać ręcznie każdego dnia. Dzięki temu pozwalają w łatwy sposób pracować z fakturami, rachunkami, umowami czy korespondencją.

Numeratory natomiast są wyposażone w taśmy z cyframi oraz miejsce na tekst. Cyfry mogą zmieniać się automatycznie np. po wykonaniu określonej liczny powtórzeń, albo możesz ustawiać je ręcznie. Numeratory pozwalają na bezbłędne  wygodne porządkowanie dokumentów.

Gdzie i jak wykorzystać datowniki i numeratory? Oto kilka propozycji:

• Do przeprowadzania inwentaryzacji;
• Do znakowania odzieży czy obuwia;
• Do znakowania kosmetyków, akcesoriów i dodatków wykonanych ręcznie;
• W biurach rachunkowych;
• W magazynach, np. do numerowania zamówień czy list przewozowych.

Podpisuj dokumenty pieczątką – faksymile

Faksymile to pieczątka, która zawiera mechaniczną kopię odręcznego podpisu. Jeśli zdecydujesz się na zamówienie takiej pieczątki, będziesz mógł korzystać z niej osobiście lub udostępnić ją bliskim współpracownikom czy innym, zaufanym osobom.

Faksymile możesz wykorzystać np. do podpisywania umów cywilnoprawnych. Musisz jednak pamiętać, że podpis jest ważny wyłącznie wtedy, gdy stempel wykonałeś samodzielnie lub osoba upoważniona do reprezentowania Cię.

Innym przykładem zastosowania faksymile jest podpisywanie korespondencji seryjnej, listów, broszur czy dyplomów. Tego typu pisma prezentują się zdecydowanie lepiej z podpisem niż bez niego, a faksymile zdecydowanie ułatwiają oznaczanie dużych ilości dokumentów.

Warto wiedzieć, że faksymile nie jest tożsame z podpisem odręcznym, jednak według prawa istnieją przypadki, w których użycie takiego stempla wystarcza, by nadać im moc prawną. Oto one:

• Podpis na dokumentach akcji spółki akcyjnej;
• Podpis dłużnika na papierach wartościowych wystawionych przez niego;
• Podpis na dokumentach obligacji – musi być wykonany przez osobę uprawnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu emitenta.

Więcej informacji na temat tego szczególnego rodzaju stempla znajdziesz tutaj: Wszystko, co musisz wiedzieć, zanim zdecydujesz się na faksymile.

Już niebawem opublikujemy drugi wpis z inspiracjami przy projektowaniu pieczątek. Opowiemy w nim m.in. o kreatywnym wykorzystaniu stempli, pieczątkach kolorowych i nowoczesnym, elektronicznym urządzeniu do stemplowania.