Zgodnie z obowiązującymi przepisami niektóre umowy muszą być zawarte w formie aktu notarialnego. Dotyczy to między innymi transakcji związanych ze zmianą własności nieruchomości. Warto więc wiedzieć, jak wygląda akt notarialny, jakie elementy powinien zawierać oraz jakie dokumenty trzeba przygotować przed jego podpisaniem.

Akt notarialny to urzędowy dokument sporządzany przez notariusza, który potwierdza dokonanie określonej czynności prawnej, np. sprzedaży nieruchomości. Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, umowa sprzedaży mieszkania musi być zawarta w tej formie, aby była ważna. Brak aktu notarialnego oznacza, że transakcja nie wywołuje skutków prawnych, mimo że strony mogłyby dojść do porozumienia co do ceny i warunków.

Notariusz pełni rolę bezstronnego urzędnika państwowego. Czuwa nad tym, by umowa była zgodna z prawem i zabezpieczała interesy obu stron: kupującego i sprzedającego. Sporządzenie aktu notarialnego to nie tylko formalność, ale gwarancja bezpieczeństwa całej transakcji.

Co musi zawierać akt notarialny mieszkania?

Treść aktu notarialnego jest ściśle określona przez przepisy. Każdy dokument tego rodzaju ma podobną strukturę, niezależnie od miejsca sporządzenia. W akcie muszą się znaleźć:

• data i miejsce sporządzenia dokumentu – notariusz zawsze wskazuje, kiedy i gdzie czynność została dokonana;
• dane stron umowy – pełne imiona, nazwiska, numery PESEL, adresy zamieszkania, a także stan cywilny i podstawa nabycia nieruchomości przez sprzedającego (np. akt notarialny zakupu, postanowienie o dziedziczeniu);
• dokładny opis nieruchomości – adres, powierzchnia mieszkania w metrach kwadratowych, numer księgi wieczystej, położenie w budynku, liczba pomieszczeń, udział w gruncie oraz ewentualne pomieszczenia przynależne (np. piwnica, garaż);
• cena sprzedaży i sposób zapłaty – informacja, jaka jest wartość transakcji, kiedy i jak zostanie przekazana zapłata (np. przelew, kredyt hipoteczny, depozyt notarialny);
• oświadczenie stron o przeniesieniu własności – formalne potwierdzenie, że sprzedający przenosi własność na kupującego, a kupujący ją nabywa;
• informacje o stanie prawnym nieruchomości – w tym wzmianki o służebnościach, hipotekach, ograniczeniach w rozporządzaniu, prawach osób trzecich;
• postanowienia końcowe – wskazujące, kto ponosi koszty aktu, gdzie i kiedy strony złożyły podpisy, oraz pouczenia notariusza. 

Każdy akt notarialny kończy się podpisem notariusza oraz stron transakcji. Dokument ma urzędowy charakter, dlatego opatrzony jest także pieczęcią notariusza oraz numerem repertorium, który jest unikalnym oznaczeniem danego aktu w kancelarii. Przed wizytą u notariusza warto sprawdzić aktualne stawki notarialne.

Jak wygląda podpisanie aktu notarialnego?

Podpisanie aktu odbywa się w kancelarii notarialnej, w obecności wszystkich stron umowy. Notariusz przed przystąpieniem do odczytania dokumentu ma obowiązek sprawdzić tożsamość uczestników oraz ich zdolność do dokonania czynności prawnej. Następnie odczytuje całą treść aktu na głos, wyjaśniając niezrozumiałe zapisy i odpowiadając na ewentualne pytania.

Po odczytaniu, jeśli strony nie mają zastrzeżeń, podpisują dokument. Na końcu podpis składa notariusz, który potwierdza dokonanie czynności. W tym momencie umowa staje się prawnie skuteczna. Od tego momentu kupujący staje się właścicielem mieszkania. Po podpisaniu aktu notariusz przesyła odpowiednie wnioski do sądu wieczystoksięgowego, by dokonać wpisu nowego właściciela do księgi wieczystej. Nabywca otrzymuje wypis aktu notarialnego, który ma moc oryginału. Jest to dokument niezbędny m.in. przy rejestracji w urzędzie skarbowym, banku czy wspólnocie mieszkaniowej.

Jakie dokumenty są potrzebne do sporządzenia aktu?

Zakres wymaganych dokumentów może różnić się w zależności od rodzaju nieruchomości i sytuacji stron, ale najczęściej notariusz wymaga:

• aktualnego odpisu z księgi wieczystej nieruchomości,
• aktu własności sprzedającego (np. poprzedni akt notarialny, postanowienie o nabyciu spadku),
• zaświadczenia o braku zaległości w opłatach czynszowych wobec wspólnoty mieszkaniowej lub podatkowych,
• zaświadczenia o braku osób zameldowanych w lokalu,
• pozwolenia sądu lub współmałżonka, jeśli nieruchomość wchodzi w skład majątku wspólnego,
• umowy kredytowej lub promesy w przypadku zakupu na kredyt.

Jak wygląda sam akt notarialny?

Akt notarialny sporządzany jest w formie urzędowego dokumentu na papierze o podwyższonej trwałości. Tekst ma charakter sformalizowany, pisany jest pełnymi zdaniami prawnymi, bez skrótów. Każdy akt opatrzony jest:

• pieczęcią notariusza – okrągłą, z godłem Rzeczypospolitej Polskiej i danymi kancelarii,
• podpisem notariusza i stron, złożonym własnoręcznie,
• numerem repertorium A, który umożliwia identyfikację dokumentu w archiwum kancelarii,
• pieczątkami urzędowymi przy wypisach, potwierdzającymi ich zgodność z oryginałem.

Dokument nie ma ozdobnej formy, to przejrzysty, formalny tekst prawny. Wypis aktu, który otrzymują strony, zawiera wszystkie podpisy i pieczęcie, co potwierdza jego autentyczność.

Akt notarialny chroni interesy zarówno kupującego, jak i sprzedającego, zapewniając legalność przeniesienia własności.