Pieczęcie od wieków pełniły funkcję uwierzytelniającą dokumenty i korespondencję o dużej wadze. Chociaż prawo nie wymaga już stosowania pieczęci na urzędowych pismach, tradycja stemplowania jest wciąż podtrzymywana przez instytucje państwowe. Okrągła pieczęć z orłem wykorzystywana jest przy sporządzaniu ważnych dokumentów, takich jak dyplomy ukończenia szkół lub studiów, tytuły wykonawcze czy decyzje administracyjne.

Pieczątki urzędowe – czym się charakteryzują? 

Pojęcie pieczątki urzędowej definiuje ustawa o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych z 31 stycznia 1980 r. W myśl tej ustawy, pieczątki urzędowe to metalowe, tłoczone, okrągłe stemple. Wzory pieczątek urzędowych są jasno określone – pośrodku stempla znajduje się wizerunek orła w koronie (tożsamy z godłem Rzeczypospolitej Polskiej). Otoczony jest on napisem odpowiadającym nazwie podmiotu, który ma prawo do użytkowania pieczęci. Pieczątki urzędowe gmin, powiatów, samorządów województw bądź związków jednostek samorządów terytorialnych mogą wyglądać nieco inaczej – orzeł znajdujący się w centrum stempla może zostać zastąpiony herbem odpowiednim dla danej jednostki. Pieczęcie z herbami nie można jednak stosować na dokumentach związanych z administracją rządową.

Wzory pieczątek urzędowych – kto je produkuje?

Jedynym podmiotem uprawnionym do wyrobu pieczątek urzędowych z wizerunkiem orła jest Mennica Polska. Wszystkie szczegóły produkcji pieczęci, takie jak wielkość, rozmieszczenie poszczególnych elementów czy rodzaj tuszu, zawarte są w postanowieniach ustawy o pieczęciach urzędowych z 7 grudnia 1955 r.

Pieczątki urzędowe – kto może z nich korzystać?

Wśród podmiotów uprawnionych do używania polskich pieczęci urzędowych, wyróżnia się:

• organy władzy państwowej (na przykład prezydent Rzeczypospolitej Polskiej, Sejm, Senat),
• jednostki administracji rządowej,
• gminy oraz związki międzygminne,
• powiaty i związki powiatów,
• samorządy województw,
• sądy,
• prokuratury,
• komornicy sądowi,
• Siły Zbrojne Rzeczpospolitej Polskiej,
• Policję,
• Straż Graniczną,
• Służbę Celną,
• Państwową Straż Pożarną,
• Obronę Cywilną Kraju,
• Służbę Więzienną,
• szkoły publiczne oraz szkoły niepubliczne,
• państwowe oraz niepaństwowe szkoły wyższe.

Wzory pieczątek urzędowych na dokumentach

Przyjmuje się, że umiejscowienie pieczęci na dokumencie zależne jest od jego znaczenia. Na pismach wysokiej wagi stempel umieszcza się na środku dokumentu, pod tekstem, w tak zwanym miejscu pieczęci. Na mniej ważnych pismach pieczęć urzędową umieszcza się z prawej strony dokumentu, obok podpisu osoby, która go wystawia.