W 2016 rozpoczęto prace nad realizacją polityki, która miała (i ma) na celu uszczelnianiem systemu podatkowego. Opracowano wówczas Projekt Krajowego Systemu e-Faktur, czyli Projekt KSeF. Czym jest ten system? Kiedy wchodzi w życie? Sprawdźmy, co warto o nim wiedzieć, zanim stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Co to jest KSeF?

KSeF to platforma, która umożliwia generowanie, udostępnianie i odbieranie strukturalnych faktur w formacie opracowanym przez Ministerstwo Finansów. Proces rejestracji faktur w obrocie gospodarczym ma być dzięki temu scentralizowany (faktury mają trafiać do jednego, centralnego miejsca).

Jak działa KSeF?

System ten umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Służy do tego zintegrowane oprogramowanie finansowo-księgowe. System sprawdza też, czy wystawiona faktura jest zgodna ze standardem, a także nadaje jej unikalny numer. Gdy wystawiasz fakturę przy pomocy KSeF, otrzymujesz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Z kolei odbiorca dokumentu dostaje do niego dostęp poprzez uwierzytelnienie się w KSeF bądź podanie konkretnych danych dotyczących faktury.

Wskazówka! Jak wystawić fakturę w KSeF?

Faktury ustrukturyzowane wystawisz:

• z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów,
• przy użyciu komercyjnych programów.

Kiedy KSeF wchodzi w życie i czy będzie obowiązkowy?

Ustawa, która wprowadza obowiązek korzystania z KSeF jest już podpisana, jednak system nie jest jeszcze obligatoryjny. Obowiązek posługiwania się ustrukturyzowanymi fakturami wejdzie w życie:

• 1 lipca 2024 – dla czynnych podatników VAT,
• 1 stycznia 2025 – dla osób zwolnionych z podatku VAT (średnich i małych przedsiębiorców).

Do tego czasu korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne.

Wypróbuj KSeF już teraz

Ministerstwo Finansów udostępniło darmowe narzędzia KSef, z których możesz korzystać już teraz. Na stronie www.podatki.gov.pl/ksef znajdziesz zarówno wersje testowe czy przedprodukcyjne (demo), jak i wersję produkcyjną Aplikacji Podatnika KSeF.

Aplikacja Podatnika KSeF

To narzędzie, dzięki któremu możesz zarządzać uprawnieniami czy wystawiać, odbierać i przeglądać e-Faktury. Dostęp do aplikacji jest bezpłatny. Dodatkowo w ramach bezpłatnych narzędzi sprawdzisz, jaki status przetworzenia mają e-faktury, pobierzesz UPO, uzyskasz możliwość podglądu faktury bez konieczności logowania (anonimowy dostęp do e-faktury).

Bezpłatne narzędzia KSeF są udostępnione w wersji produkcyjnej oraz w wersji testowej i przedprodukcyjnej (w celach próbnych).

Ważne! Faktury wystawione w środowisku testowym nie mają skutków prawnych. Po pewnym czasie będą usuwane z systemu.

Aplikacja e-Mikrofirma

• Narzędzie, które umożliwia Ci testowanie KSeF już dzisiaj to aplikacja e-Mikrofirma, dostępna w e-Urzędzie Skarbowym. Została zintegrowana z KSeF. Umożliwia m.in.:
• powiązanie istniejącego konta z KSeF,
• wystawianie faktur w KSeF,
• odbieranie faktur z KSeF,
• przenoszenie faktur z KSeF bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Aby wystawić fakturę, zaloguj się do KSeF, wchodząc na stronę Ministerstwa Finansów i wybierając produkcyjną wersję platformy. Do tej wersji zalogujesz się, używając swoich prawdziwych danych.

Wszystkie informacje dotyczące KSeF znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów. Jeśli szukasz innych porad dla przedsiębiorców, zapraszamy na nasz blog.