Mimo iż „planowanie” w wielu firmach to słowo klucz, nadal ta czynność często pozostaje niedoceniana – zarówno w indywidualnej pracy, jak i szerszej perspektywie (a nawet w życiu prywatnym). A planowanie jest przecież kluczem do sukcesu i sposobem na znaczny wzrost wydajności! Poznaj najważniejsze zasady, jakimi należy się kierować, organizując swoją pracę. Niektóre wskazówki przydadzą się nie tylko w biurze, ale także w domu.

Po co planować?

Planowanie pozwala utrzymać w ryzach wszystkie obowiązki. Pozwala zdjąć z ramion ciężar obowiązku zapamiętywania wszystkich zadań. Nie tracimy tyle energii co podczas „spontanicznego” działania, a pamięć przestaje być tak obciążona. Dzięki planowaniu nie musimy zastanawiać się, od czego zacząć i co jeszcze mamy do zrobienia w danym dniu, tygodniu czy miesiącu. Przelewanie na papier, do aplikacji czy dokumentu na komputerze wszystkich swoich obowiązków, umożliwia realną ocenę tego, co musimy zrobić. W konsekwencji praca staje się łatwiejsza, a obowiązki wykonujemy szybciej i efektywniej.

Od czego zacząć?

Zacznij od wypisania wszystkiego, co przyjdzie Ci do głowy, myśląc o obowiązkach, które musisz wykonać. Możesz to zrobić pod koniec dnia, na koniec pracy lub z samego rana. Jeśli spiszesz wszystko wieczorem czy przed wyjściem z biura, pozbędziesz się z głowy uporczywych myśli i przestaniesz martwić się o to, że o czymś zapomniałeś.

Następnie przejdź do uporządkowania zadań. Zastanów się, czy wszystko, co zapisałeś, naprawdę musisz wykonać. Jeśli na liście znalazły się rzeczy, które nie są teraz konieczne, albo odłóż je w czasie, albo całkiem z nich zrezygnuj.

Co powinien zawierać plan działania?

Plan zadań powinien składać się z kilku podstawowych elementów:

• Cele – jakie rezultaty chcesz osiągnąć w wybranym okresie. Dotyczy to przede wszystkim planów długoterminowych, a nie codziennych obowiązków. Na przykład: skrócenie czasu pracy do X godzin, uporządkowanie piętrzącej się dokumentacji, porządek w skrzynce mailowej, wzrost wydajności o X procent itp.
• Zadania – wszystko to, co pozwoli Ci osiągnąć wyznaczony cel. „Zadania” to także codzienne obowiązki, które musisz wykonywać, np. odpowiadanie na maile czy dodatkowe czynności, które zlecił Ci szef, a które odkładasz w czasie. W planowaniu codziennych zdań uwzględnij też czas na przerwy i postaraj się realnie (nie nazbyt optymistycznie) ocenić, ile czasu zajmą Ci poszczególne zajęcia. Staraj się zmobilizować i trzymać wyznaczonych granic.
• Priorytety – nie zrobisz wszystkiego, co sobie zaplanowałeś w jednym czasie. Uświadomienie sobie tego pomoże Ci wybrać najważniejsze do wykonania zadania. Duże cele realizuj po kolei, a nie jednocześnie.
• Czas – jeśli planujesz większe zmiany, wdrażasz w życie jakiś projekt czy po prostu masz cel, który chcesz osiągnąć w dalszej perspektywie, określ czas, jakiego potrzebujesz na realizację zadań. Pozwoli Ci to zachować dyscyplinę i uniknąć odkładania realizacji celu na „wieczne nigdy”.

Ważne wskazówki

Oto kilka ważnych porad, które pomogą Ci skutecznie planować:

• Pamiętaj, by nie planować w trybie zbyt optymistycznym – patrz realnie na swój dzień i nie przeceniaj tego, co możesz zrobić w ciągu kilku godzin. Może pomóc Ci w tym reguła 60:40 – zaplanuj 60% czasu pracy, a 40% pozostaw na nieprzewidziane zdarzenia.
• Planuj tematycznie – jeśli to możliwe podobne zadania wykonuj jedno po drugim. Na przykład staraj się odbyć wszystkie spotkania w określonych godzinach, a potem (lub wcześniej) zająć się innymi obowiązkami.
• Twórz plany dzienne, tygodniowe, miesięczne czy kwartalne i w wyznaczonych datach weryfikuj, co udało Ci się zrobić, a czego nie.
• Określ porę dnia, w której jesteś najbardziej produktywny i na ten czas zaplanuj najważniejsze zadania.
• Wyeliminuj rozpraszacze – wyłącz Facebooka, Instagrama i inne aplikacje, nie otwieraj wielu zakładek w przeglądarce. Jeśli nie musisz kontaktować się z klientami, odłóż telefon, wyłącz powiadomienia mailowe i pracuj w trybie offline.
• Utrzymuj porządek w miejscu pracy.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat wydajności w biurze, zapraszamy do zapoznania się z poprzednimi wpisami:

• Jak być wydajnym w biurze? Część 1. Organizacja miejsca pracy
• Jak być wydajnym w biurze? Część 2. Komfort i ergonomia

Szukasz pieczątki firmowe, imiennej, księgowej lub jakiejkolwiek innej do swojego biura? Zaprojektuj pieczątkę w naszym systemie! Zapraszamy.