Pełnomocnik, czyli osoba upoważniona do działania w imieniu właściciela firmy, może być potrzebny w wielu sytuacjach. Jeśli prowadzisz firmę, możesz potrzebować pełnomocnika np. wtedy, gdy masz za dużo obowiązków lub jesteś na urlopie. Sprawdź, jak udzielić pełnomocnictwa, jakie są jego rodzaje i jaką pieczątką może posługiwać się pełnomocnik.

Jakie są rodzaje pełnomocnictwa?

Pełnomocnictwo jest jednostronną czynnością prawną, która polega na upoważnieniu konkretnej osoby do działania imieniu właściciela firmy.

Zakres uprawnień pełnomocnika zależy od tego, jaki rodzaj pełnomocnictwa został mu udzielony. Pełnomocnictwa dzielimy na:

• Pełnomocnictwo ogólne –polega na nadaniu uprawnień do dokonywania tzw. czynności zwykłego zarządu. Taki pełnomocnik może więc podejmować bieżące, zwykłe działania dotyczące Twoich spraw, np. załatwiać sprawy przed organami administracji.
• Pełnomocnictwo rodzajowe – możesz je nadać, gdy chcesz rozszerzyć zakres uprawnień pełnomocnika poza sprawy zwykłego zarządu. Taka osoba może np. podpisywać umowy z podwykonawcami. Pamiętaj, by w pełnomocnictwie szczegółowo określić czynności, do których uprawniony będzie pełnomocnik.
• Pełnomocnictwo szczególne –uprawnia pełnomocnika do dokonywania konkretnych czynności prawnych, na które przepisy nakładają obowiązek posiadania pełnomocnictwa szczegółowego. Dotyczy to np. podpisywania umów, które przenoszą własność nieruchomości.

Jak powołać pełnomocnika? Pierwsze kroki

Krok 1. Określ zakres czynności, które Twój pełnomocnik będzie mógł załatwiać za Ciebie.

Krok 2. Wybierz osobę, której ufasz i która będzie realizowała sprawy firmowe w Twoim interesie. Weź pod uwagę, że Twój przyszły pełnomocnik będzie wykonywał czynności, za które Ty będziesz ponosić odpowiedzialność.

Co dalej? Dokument pełnomocnictwa

Aby ustanowić pełnomocnika, musisz przygotować dokument pełnomocnictwa. Nie jest to umowa między pełnomocnikiem a mocodawcą, a jednostronne oświadczenie Twojej woli. Osoba, którą wskazujesz na pełnomocnika, nie jest zobowiązana do korzystania z nowych uprawnień i do działania w Twoim imieniu. Może to robić, ale nie musi.

Jaką formę musi mieć pełnomocnictwo? To zależy od charakteru czynności, do których będzie uprawniony pełnomocnik. Na przykład:

• Jeśli chcesz, żeby pełnomocnik jednorazowo zawarł w Twoim imieniu umowę w formie pisemnej, to pełnomocnictwo musi mieć formę pisemną.
• Jeśli udzielasz komuś pełnomocnictwa ogólnego, musisz sporządzić je na piśmie.
• Jeśli chcesz upoważnić pełnomocnika do sprzedaży lub kupna nieruchomości, pełnomocnictwo powinno mieć formę aktu notarialnego.

Jaki jest wzór dokumentu pełnomocnictwa? Nie ma obowiązującego wzoru. Możesz więc sporządzić taki dokument samodzielnie, jednak ważne jest, by zawierał wszystkie niezbędne dane. Pełnomocnictwo w formie pisemnej powinno zawierać:

• dane Twoje i pełnomocnika (imię, nazwisko, PESEL, adres, nazwę i numer dokumentu tożsamości),
• szczegóły dotyczące zakresu uprawnień pełnomocnika,
• miejsce i opcjonalnie data sporządzenia dokumentu.

W treści pełnomocnictwa warto wskazać, czy pełnomocnik jest uprawniony do udzielania dalszych pełnomocnictw (substytucyjnych).

Pełnomocnik w jednoosobowej działalności gospodarczej

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, zgłoś pełnomocnika do CEIDG. Dzięki temu nie będzie on musiał każdorazowo okazywać dokumentu pełnomocnictwa. Unikniesz też wnoszenia opłaty skarbowej podczas każdorazowego przekazywania pełnomocnictwa do urzędu. Taki pełnomocnik:

• może załatwiać sprawy związane z wpisem firmy w rejestrze przedsiębiorców,
• może załatwiać inne sprawy urzędowe, między innymi w ZUS,
• nie może załatwiać spraw podatkowych.

Ustanawianie pełnomocnictwa w ZUS

Twój pełnomocnik może załatwiać Twoje sprawy w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Musi mieć aktywne konto w PUE.

Aby ustanowić pełnomocnika w ZUS, musisz wypełnić formularz ZUS-PEL i dostarczyć go w formie papierowej (np. w dowolnym oddziale ZUS) lub elektronicznej (przez ZUS PUE), a także wpisać pełnomocnika w CEIDG.

Ważne! Jeśli Twoja spółka ma wieloosobowe przedstawicielstwo, wypełnij również załącznik PEL-Z.

Opłata skarbowa za pełnomocnictwo

Ustanowienie pełnomocnictwa do załatwiania spraw związanych z ubezpieczeniami oraz do kontaktów z ZUS jest zwolnione z opłaty skarbowej. W innych przypadkach, jeśli działasz przez pełnomocnika, musisz uiścić opłatę skarbową. Płaci się za złożenie pełnomocnictwa do organu lub urzędu w konkretnym postępowaniu – nie zaś za samo udzielenie pełnomocnictwa.

Za każde pełnomocnictwo, dla każdej osoby, złożone w urzędzie zapłacisz 17 zł.

Warto wiedzieć! Jeśli Twoim pełnomocnikiem jest małżonek lub małżonka, dziecko, rodzeństwo, dziadkowie lub wnuki, nie płacisz za pełnomocnictwo.

Pełnomocnictwo a załatwianie spraw w Biznes.gov.pl

Aby Twój pełnomocnik mógł załatwiać za Ciebie sprawy przez Biznes.gov.pl, musi zarejestrować się na portalu i dołączyć oryginał lub odpis pełnomocnictwa do składanego wniosku. Pełnomocnictwo może być podpisane przez Ciebie elektronicznie. Ważne, by pełnomocnik posługiwał się podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym.

Jaka pieczątką może posługiwać się pełnomocnik?

Pełnomocnik może posługiwać się np. ogólną pieczątką firmową, która zawiera dane firmy, a także pieczątką imienną. To, czy na jej odbiciu będzie widniała informacja, że dana osoba jest Twoim pełnomocnikiem, zależy od Ciebie i ewentualnie innych członków zarządu. Sprawdź przykładowe wzory odbić pieczątek imiennych i firmowych.