Przedsiębiorcy zdecydowaną większość transakcji wykonują bezgotówkowo. Przelew lub płatność przy pomocy karty bankowej jest nie tylko wygodna i szybka, ale także łatwa do udokumentowania. Wystarczy pobrać historię rachunku bankowego, aby potwierdzić wykonanie transakcji. Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku płatności gotówką. Jak ją udokumentować? Kiedy potrzebne jest pokwitowanie transakcji? Jaka pieczątka będzie przydatna w tej sytuacji? Na te i inne pytania odpowiemy w dzisiejszym wpisie.
Płatność gotówką – kiedy jest możliwa?
Płatność gotówką jest korzystna dla sprzedającego, który otrzymuje pieniądze natychmiast po zawarciu transakcji. Warto jednak wiedzieć, że nie zawsze jest ona możliwa. Z zapłaty gotówką można skorzystać tylko w sytuacji, kiedy kwota transakcji nie przekracza 15 tysięcy złotych. W przypadku transakcji w zagranicznej walucie, kwota nie może przekraczać równowartości 15 tysięcy złotych, po przeliczeniu zgodnym z obowiązującym aktualnie kursem.
Faktura gotówkowa i pieczątka księgowa
Transakcje gotówkowe wymagają sporządzenia specjalnego rodzaju dokumentu, tak zwanej faktury gotówkowej. Wystawienie jej oznacza, że płatność została wykonana od razu po zawarciu transakcji. Kupujący ma wówczas prawo do otrzymania pokwitowania – dowodu na to, że kupujący przyjął zapłatę.
W celu potwierdzenia płatności kupujący powinien wyraźnie zaznaczyć na fakturze, że została opłacona. Może to zrobić poprzez odręczne umieszczenie frazy zapłacono lub przybicie pieczątki księgowej zapłacono gotówką. W polu do zapłaty powinna zostać wpisana kwota 0 zł.
Uwaga!Jeżeli pole do zapłaty nie zostanie uzupełnione przez kupującego, lub zostanie w nim umieszczona inna kwota niż 0 zł (np. wartość zakupionego towaru czy usługi), faktura nie będzie mogła być uznana za pokwitowanie płatności gotówką. Nawet, jeżeli zostanie na niej umieszczona pieczątka zapłacono gotówką lub inna adnotacja.
Jak powinno wyglądać pokwitowanie płatności?
Pokwitowanie płatności gotówką powinno zawierać następujące elementy:
- nazwa firmy i/lub imię i nazwisko kupującego,
- tytuł zobowiązania (opis towaru lub usługi),
- wartość transakcji,
- data wystawienia pokwitowania,
- podpis kupującego,
- podpis sprzedającego.
Pokwitowanie płatności gotówką to dokument, którego należy wymagać od sprzedającego przy każdej transakcji. Również sprzedający powinien zadbać o to, by za każdym razem wystawiać go w poprawny sposób. Potwierdzenie płatności gotówką może okazać się kluczowe w przypadku różnego rodzaju sporów, reklamacji czy spraw sądowych.
Dodaj komentarz