Jak wynika z Ustawy o rachunkowości, każdy dowód księgowy musi zostać sprawdzony i zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych. Obowiązek ten nazywany jest dekretacyjnym.  Jak prawidłowo opisywać dokumenty księgowe? Które czynności możesz zautomatyzować dzięki pieczątkom? Jak wygląda dekretacja dokumentów w formie elektronicznej?

Rodzaje dokumentów (dowodów) księgowych

Do ewidencji księgowej zalicza się następujące rodzaje dokumentów:

• Zewnętrzne obce – są to dowody otrzymane od zewnętrznych podmiotów, np. rachunki lub faktury.
• Zewnętrzne własne – są to dokumenty wystawiane przez przedsiębiorstwo i przekazywane podmiotom zewnętrznym – faktury, rachunki, noty księgowe.
• Wewnętrzne – dokumenty te dotyczą operacji mających miejsce wewnątrz firmy. Zalicza się do nich np. listę płac, dokumenty obrotu kasowego, rozliczenie umów o dzieło i umów zlecenie.

Jak opisywać dokumenty księgowe?

Każdy z wyżej wymienionych dokumentów księgowych wymaga sprawdzenia pod kątem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Dokumenty, które pozytywnie przejdą tę kontrolę, mogą zostać oznaczone pieczątką „sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym”.

Niezbędne jest również wskazanie sposobu zewidencjonowania go w księgach rachunkowych. Opis ten musi zawierać następujące elementy:

• Datę, pod którą dokument został ujęty w księgach rachunkowych.
• Konta, na których zostanie dokonany zapis oraz opis stron Wn (winien) i Ma.
• Ewidencja analityczna (jeżeli jest wymagana).
• Wartość operacji.

Pod opisem dokumentu powinien znaleźć się również podpis i pieczątka imienna osoby, która dokonała dekretacji.

Pieczątki dekretacyjne

Proces opisywania dokumentów księgowych może zostać zautomatyzowany dzięki stosowaniu pieczątek dekretacyjnych. Są to duże stemple tabelaryczne, zawierające gotowe pola do wypełnienia przez księgowego.

Dekretacja w formie elektronicznej

Według Ustawy o rachunkowości nie ma obowiązku, aby opis (dekretacja) nanoszony był bezpośrednio na dokument księgowy. W przypadku, gdy dokumentacja prowadzona jest elektronicznej, dekretacja sporządzana jest zwykle również w programie komputerowym. Większość programów do księgowości pozwala na wydruk dowodu z naniesionym opisem. Zwykle nie ma zatem konieczności, aby dokumenty elektroniczne dodatkowo dekretować ręcznie.

Sprawdź także wzory pieczątek księgowych.